Terug naar het blog overzicht

Automatiseer en laat je software het vuile werk doen!

Veel cruciale maar repetitieve taken kunnen makkelijk gestroomlijnd of zelfs geautomatiseerd worden. Deze blog vertelt hoe en waarom.

Sommige taken kunnen beter door een computer dan door een mens worden uitgevoerd. Computers werken nu eenmaal razendsnel en zijn nooit vergeetachtig. Ook op kantoor is er behoorlijk wat herhalend werk dat simpelweg geautomatiseerd kan worden. Zo kan jij het creatieve werk doen, terwijl de software kort op de bal speelt, zonder fouten. Want herhalend werk is zelden overbodig werk, integendeel! Het gaat vaak om reuzebelangrijke schakels in je klantgerichte processen.

Waarom automatiseren?

Het pad dat een lead aflegt voor hij een tevreden klant wordt, kan lang zijn. En tussendoor liggen heel wat interacties en contactmomenten. Social posts. Telefoontjes. Offertes. Facturen. Dankmailtjes. Klantvragen. Niet al die momenten zijn uniek - of stuurde jij nog nooit dezelfde offerte naar verschillende klanten? Dat soort momenten wíl je stroomlijnen of zelfs automatiseren. Zo win je tijd, bespaar je werk en maak je geen fouten meer.

Eenvoudig automatiseren & stroomlijnen in 4 fasen

1.       Leads genereren en opwarmen door marketing

In een moderne marketingmix is social media onmisbaar. Je kan er dan ook voor weinig geld behoorlijk creatief mee zijn om leads te genereren. Met marketing automation tools zoals HubSpot en Marketo kan je jouw posts inplannen, of de tool zelf tijdstippen laten uitkiezen waarop ze automatisch worden gepubliceerd. Zo hoeft niemand voor zijn pc te kamperen om op 'Publish' te klikken.

Het maken van allerlei content zoals formulieren en landingspagina’s kan ook heel gestroomlijnd verlopen dankzij marketing automation tools. Vooraf gedefinieerde templates zorgen ervoor dat je nagenoeg eindeloos variaties kan maken met een minimum aan moeite. En als een klant eenmaal jouw formulier invult, wordt het een koud kunstje om die gegevens rechtstreeks in je CRM op te slaan. Daarna kunnen je sales ermee aan de slag.

Sales kunnen een goede marketing automation tool sowieso waarderen: het vertelt hen automatisch welke leads klaar zijn voor opvolging of nog even in de marketing pipeline mogen blijven. Zo kan je bovendien ook de zogenaamde verloren leads (leads die eerder interesse toonden in je product of service) op het juiste moment opnieuw contacteren.

2.       Leads opvolgen en klant maken door sales

Het salesproces bestaat doorgaans uit een aantal herkenbare stappen: je stuurt een eerste mail uit of belt de lead op. Daarna kan een meeting volgen, een offerte en een opvolgingsgesprek. Als alles goed gaat, wordt die offerte uiteindelijk ook aanvaard. Dat klinkt best eenvoudig, maar in de praktijk kunnen er nog veel stappen tussen zitten. Het overzicht bewaren is dus een absolute noodzaak.

Met een degelijke online CRM-tool kan je het hele proces van start tot finish overzien, zowel per lead als over heel je pipeline. Dat proces verloopt bovendien perfect gestroomlijnd.
Je kan sjablonen opstellen voor e-mails, maar ook voor offertes. Die kan je dan in één adem online laten raadplegen en goedkeuren. De juiste gaatjes vinden voor naadloze opvolgingsgesprekken hoef jij niet te doen, die suggereert je CRM vanzelf.

De contacten volgen elkaar dus perfect op, zonder vertraging of vergissingen. De kans dat een lead jouw interessant aanbod vergeet, wordt opeens heel wat kleiner. Wil je zeker zijn dat repetitieve administratieve taken worden uitgevoerd? Automatiseer ze dan!

3.      Betalingen vlot afhandelen door het backoffice

Offertes verzenden, wachten op de goedkeuring van je klant, facturen opstellen, betalingsherinneringen uitsturen,… Ook bij de administratieve afhandeling van je deals kan technologie je een handje helpen. Wil je zeker zijn dat repetitieve administratieve taken worden uitgevoerd? Automatiseer ze dan!

E-mail templates, standaard-offertes en begeleidende brieven op basis van sjablonen: deze vormen de basis voor elke onderneming die hamert op kostenefficiënte maar ook consistente communicatie. Degelijke online CRM-tools blinken absoluut uit in dat domein, en ze sparen je de uren uit van een extra voltijdse medewerker. Een rechtstreekse koppeling met het boekhoudpakket van jouw keuze zorgt er bovendien voor dat ook dat aspect je geen slapeloze nachten meer bezorgt.

4.       Support & nazorg door je customer service

Uiteraard vul je ook de nazorg het liefst zo efficiënt mogelijk in: je klanten hou je maar beter tevreden. Met de trackingfunctie in je CRM worden al je leads meteen opgeslagen als contacten, weet je gelijk wat er met welke klant werd besproken en kan je daardoor ook het perfecte opvolgingsgesprek inplannen in de agenda van je collega’s. Support tickets worden dan weer automatisch bewaard in een overzichtelijke geschiedenis, zodat je makkelijk de openstaande en gesloten tickets kunt terugvinden.

Je contactpersoon ontvangt bovendien een autoreply wanneer het ticket werd aangemaakt - zo weet hij dat zijn vraag wordt opgevolgd. Heeft je klant al een x aantal dagen niet meer gereageerd op een ticket? Met de autoclosing-functie worden tickets automatisch afgesloten, én krijgt hij hiervan een notificatie in zijn elektronische postbus. Vervolgens kan die desgewenst het ticket opnieuw openen. Simpel en vooral: heerlijk transparant!

Hoe teamwork & slimme tools je omzet (én je leven) verbeteren

Hoe kun jij slim automatiseren? Niet iedereen is hetzelfde, werkt hetzelfde of gebruikt dezelfde tools. Wil je weten met welke tools je makkelijk kunt automatiseren én hoe je daarmee beter samenwerkt? Lees dan zeker ons ebook.

Download e-book

Over de auteur

Jeroen De Wit - CEO

Een man voor wie 24 uur in een dag nét genoeg zijn, mocht hij slaap kunnen uitschakelen als factor. Dit quasi bodemloos vat vol ideeën gaat er prat op om steeds op de hoogte te zijn van alles wat er in zijn bedrijf gaande is. Een heuse prestatie, wetende dat de vraag ‘wie start er volgende week’ al een standaard is in de wekelijkse groepsmeeting. Hoge toppen scheren doet hij niet alleen op professioneel vlak: in zijn zeldzame weekends kan je hem glunderend op zijn Italiaanse ros terugvinden in een heuvelachtige omgeving. Dit is vaak ook het enige moment waarin Jeroen niet vooruit kijkt, al is het maar om zijn achtervolgers grijnzend achter zich te laten.

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!