Teamleader Blog Article

Verbeter je bedrijfsprocessen en laat je software het vuile werk doen!

Verbeter je bedrijfsprocessen en laat je software het vuile werk doen!

Veel belangrijke en herhalende taken kunnen makkelijk gestroomlijnd, of zelfs geautomatiseerd worden. Door je bedrijfsprocessen te optimaliseren kun je het maximale uit je inspanning halen. Deze blog laat je zien hoe je dit kunt doen.

Sommige taken kunnen beter door een computer worden uitgevoerd, dan door mensen. Computers werken nu eenmaal razendsnel en zijn nooit vergeetachtig. Ook op kantoor is er behoorlijk wat herhalend werk dat simpelweg kan worden uitgevoerd door computers. Zo kan jij het creatieve werk doen, terwijl de software kort op de bal speelt, zonder fouten. Want herhalend werk is zelden overbodig werk, integendeel! Het gaat vaak om reuzebelangrijke schakels in je klantgerichte processen.

Waarom optimaliseren?

De journey die een lead aflegt voor hij een tevreden klant wordt, kan lang zijn. Vaak liggen er tussendoor heel wat interacties en contactmomenten. Dan hebben we het nog niet gehad over social posts, telefoontjes, offertes,  facturen en dankmailtjes waar wij vaak ook veel tijd in stoppen. Dit soort momenten wil je stroomlijnen om uiteindelijk tijd te winnen, jezelf werk te besparen en fouten achterwege te laten. Het optimaliseren van je processen kan je hierbij helpen.


Bedrijfsprocessen verbeteren in 4 fasen

1.       Leads genereren en triggeren door marketing

In een moderne marketingmix is social media onmisbaar. Je kan er dan ook voor weinig geld behoorlijk creatief mee zijn om leads te genereren. Met marketing automation tools zoals HubSpot en Marketo kan je jouw posts inplannen, of de tool zelf tijdstippen laten uitkiezen waarop ze automatisch worden gepubliceerd. Zo hoeft niemand de seconden af te tellen tot de post online kan worden gezet.

Het maken van allerlei content zoals formulieren en landingspagina’s kan ook heel gestroomlijnd verlopen dankzij deze marketing automation tools. Vooraf gedefinieerde templates zorgen ervoor dat je nagenoeg eindeloos variaties kan maken met een minimum aan moeite. En als een klant eenmaal jouw formulier invult, wordt het een koud kunstje om die gegevens rechtstreeks in je CRM op te slaan. Daarna kunnen je sales ermee aan de slag.

Sales kunnen een goede marketing automation tool sowieso waarderen: het vertelt hen automatisch welke leads klaar zijn voor opvolging of nog even in de marketing pipeline mogen blijven. Zo kan je bovendien ook de zogenaamde verloren leads (leads die eerder interesse toonden in je product of service) op het juiste moment nog een keer te benaderen.

2.       Leads opvolgen en klant maken door sales

Het salesproces bestaat doorgaans uit een aantal herkenbare stappen: je stuurt een eerste mail uit of belt de lead op. Daarna kan een meeting volgen, een offerte en een opvolgingsgesprek. Als alles goed gaat, wordt die offerte uiteindelijk ook aanvaard. Dat klinkt best eenvoudig, maar in de praktijk kunnen er nog veel stappen tussen zitten. Het overzicht bewaren is dus een absolute noodzaak.

Met een degelijke online CRM-tool kan je het hele proces van start tot finish overzien, zowel per lead als over heel je pipeline. Dat proces verloopt bovendien perfect gestroomlijnd.
Je kan sjablonen opstellen voor e-mails, maar ook voor offertes. Die kan je dan in één adem online laten raadplegen en goedkeuren. De juiste gaatjes vinden voor naadloze opvolgingsgesprekken hoef jij niet te doen, die suggereert je CRM vanzelf.

De contacten volgen elkaar dus perfect op, zonder vertraging of vergissingen. De kans dat een lead jouw interessante aanbod vergeet, wordt opeens heel wat kleiner. Wil je dus zeker zijn dat herhalende administratieve taken worden uitgevoerd? Verbeter je bedrijfsprocessen dan en je hebt hier geen omkijken meer naar.

3.      Betalingen snel afhandelen door het backoffice

Offertes verzenden, wachten op de goedkeuring van je klant, facturen opstellen, betalingsherinneringen uitsturen: ook bij de administratieve afhandeling van je deals kan technologie je een handje helpen. Wil je zeker zijn dat herhalende taken worden uitgevoerd? Optimaliseer ze!

E-mail templates, standaard-offertes en begeleidende brieven op basis van sjablonen: deze vormen de basis voor elke onderneming die hamert op kostenefficiënte, maar ook consistente communicatie. Verschillende online CRM-tools blinken hierin uit  én ze sparen je de uren uit van een extra voltijd medewerker. Een rechtstreekse koppeling met bijvoorbeeld een boekhoudpakket van jouw keuze zorgt er bovendien ook voor dat je niet meer hoeft wakker hoeft te liggen van facturen - die misschien wel of niet verstuurd zijn.

4.       Support & nazorg door je customer service

Uiteraard vul je ook de nazorg het liefst zo efficiënt mogelijk in: je klanten hou je maar beter tevreden. Met de trackingfunctie in je CRM worden al je leads meteen opgeslagen als contacten, weet je gelijk wat er met welke klant is besproken en kan je daardoor ook het perfecte opvolgingsgesprek inplannen in de agenda van je collega’s. Support tickets worden dan weer automatisch bewaard in een overzichtelijke geschiedenis, zodat je makkelijk de openstaande en gesloten tickets kunt terugvinden.

Je contactpersoon ontvangt bovendien een autoreply wanneer het ticket is aangemaakt - zo weet hij dat zijn vraag wordt opgevolgd. Heeft je klant al een x aantal dagen niet meer gereageerd op een ticket? Met de autoclosing-functie worden tickets automatisch afgesloten, én krijgt hij hiervan een notificatie in zijn elektronische postbus. Vervolgens kan die het ticket opnieuw openen als hij dat wil. Simpel en vooral: heerlijk transparant!

Hoe teamwork & slimme tools je omzet (én je leven) verbeteren

Hoe kun jij je bedrijfsprocessen slimmer verbeteren? Niet iedereen is hetzelfde, werkt hetzelfde of gebruikt dezelfde tools. Het is daarom aan te raden alle opties te bekijken. Wil je weten met welke tools jíj makkelijk kunt optimaliseren én hoe je daarmee beter samenwerkt? Lees dan zeker ons e-book.

Download e-book