Teamleader blog
Teamleader Blog Article

Com&Co over digitalisering in het mkb: “Zoek tools die je snel in de vingers hebt.”

Com&Co over digitalisering in het mkb: “Zoek tools die je snel in de vingers hebt.”

In 2016 koos Com&Co haar werkprocessen te digitaliseren met behulp van Teamleader. Zakelijk leider Ilse trok hier drie lessen uit en die deelt ze graag met collega-ondernemers.

Digitalisering in het mkb loopt vaak parallel met groei van de organisatie of verbreding van activiteiten. Dat was bij het Gentse contentbureau Com&Co niet anders. In 2016 verving Teamleader er tal van handmatige werkprocessen met CRM, planning, urenregistratie en facturatie. Achteraf is het natuurlijk makkelijk praten, maar zakelijk leider Ilse is overtuigd: “Eigenlijk hadden we al veel eerder moeten starten met een centrale oplossing.”

One-size-fits-all, of niet?

Even voor de duidelijkheid, Com&Co had al sinds 2011 een digitale oplossing. Deze werd in 2015 vervangen nog vervangen door een geïntegreerde tool, waar ook de facturatie aan gekoppeld was. Dit systeem bleek een kat in de zak. “Ironisch genoeg bracht die CRM-tool ons meer extra werk op dan hij bespaarde”, blikt Ilse terug. “Wat dat betreft sta ik volledig achter de blogpost over de juiste ondernemers tools: kijk niet alleen naar de functies van een tool, maar ook naar de voordelen daarvan. Ons eerste geïntegreerde softwarepakket was bijvoorbeeld veel te complex om snel in de vingers te krijgen.”

Tip 1: “Focus niet alleen op de functionaliteiten, maar ook op aspecten zoals gebruiksvriendelijkheid en de mate waarin je een tool kan afstemmen op je eigen processen.”

 Com&co-KB26.jpgCom&co-KB25.jpg

Com&co-KB13-1.jpg

Voordelen op de groei

Voordat Com&Co een centrale tool geïntroduceerd hadden, verliepen de werkprocessen zoals overal in het mkb: een geïmproviseerde combinatie van Excel, e-mail threads en een wildgroei aan mappen en documenten. “Met zo’n tien medewerkers was manuele urenregistratie nog niet het grootste probleem”, herinnert Ilse zich. “Maar de link met facturatie ontbrak. Dat leverde veel extra werk op voor onze office manager. Inmiddels zijn we met twee keer zoveel collega’s en besteedt onze office manager juist minder tijd aan facturatie en opvolging.”

Digitalisering leverde Com&Co vooral tijdswinst op, al benadrukt Ilse ook het belang van betere samenwerkingen. Intern én extern: “Prijsafspraken, huisstijlregels of specifieke gevoeligheden: ook die zaken slaan we centraal op in Teamleader. Voor ons is het essentieel dat deze informatie voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is. Daarnaast zijn we, als groeiend bedrijf, ook genoodzaakt om beter in teams te werken. Daar hebben we met het kiezen van de software rekening mee gehouden.”

Tip 2: “Bouw je prioriteitenlijst in de eerste plaats op rond efficiëntie en tijdswinst. Maar kijk ook op lange termijn: wat heb je nodig om je interne samenwerking of klantenrelaties te stroomlijnen?”

Com&co-KB1.jpgCom&co-KB3.jpgCom&co-KB29.jpgCom&co-KB7.jpg

Concurrenten vs. eigen prioriteiten

De medewerkers van Com&Co worden vooral gelukkig van sprekende teksten, mooie visuals en strakke marketingfunnels. Verstand van software hebben ze allerminst. Daarom keek Ilse ook buiten de eigen bedrijfsmuren. “Ik vroeg collega’s van andere bureaus naar hun oplossingen. Op basis daarvan maakten we een soort top drie van mogelijke aanbieders. Dit vergeleek ik vervolgens met onze eigen prioriteitenlijst, want bij ieder bedrijf is het natuurlijk anders. Terwijl voor ons bijvoorbeeld een gedecentraliseerde planning belangrijk is, kan voor een ander bureau geautomatiseerde service hoger op het lijstje hebben staan.”

In tegenstelling tot Ilses eerdere ervaring met CRM-tools, liet ze zich dit keer minder verleiden door toeters en bellen. “Veel opties zijn nice to have, maar het is een must dat medewerkers de software onmiddellijk onder de knie hebben. Bij Teamleader bleek dit al na dag één van de gratis trial.”

Tip 3: “Voor veel mkb-bedrijven zijn het grote aanbod aan digitale oplossingen en de technologie erachter hoofdbrekers. Reden te meer om geïnformeerd te starten: deze 4 tips loodsen je naar de geknipte tools.”

Com&co-KB17.jpgCom&co-KB22-2.jpg

 Ook digitaliseren in 2018?

Speciaal voor mkb-bedrijven die (verder) willen digitaliseren hebben we het Bereid je onderneming voor op 2018 geschreven. Dit e-book helpt je op het moment tussen ‘Wat hebben we dit jaar bereikt?’ en ‘Wat willen we komend jaar realiseren?’ Van een eindejaars checklist tot een helder jaarplan, je leest het hier. We je tips hoe je bedrijfsprocessen, zoals workflows, in 2018 kunt digitaliseren.