Teamleader Blog Article

Zó maak je de perfecte online factuur met Teamleader

Zó maak je de perfecte online factuur met Teamleader

Facturen opstellen is voor veel mensen een vervelende klus. Toch hoeft het je geen zeeën van tijd te kosten, vooral niet als je gebruik maakt van de Cloud. Wie het slim en efficiënt aanpakt, is er zo vanaf. Maar denk eraan: je factuur is meer dan zomaar een optelsom. Het is het visitekaartje van je onderneming. Teamleader loodst je door het maaiveld van cijfers en letters naar de perfecte factuur, door het opstellen van een online factuur.

Online factuur:  een verplicht nummertje

Een aantal gegevens moet verplicht vermeld worden op de online factuur. We overlopen ze even in chronologische volgorde.

  • Jouw gegevens: je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, bankrekening- en btw-nummer. 
  • De gegevens van je klant: officiële bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.
  • Het woord ‘factuur’.
  • Factuurdatum en leverdatum van je product of dienst.
  • Een volgnummer. Elke online factuur moet worden bijgehouden in een logische volgorde.

    Een tip voor wie nog moet beginnen: je hoeft niet bij ‘1’ beginnen. Begin gewoon bij 10, 50 of 100. Zo weet je allereerste klant niet dat je the new kid on the block bent.
  • Omschrijving en hoeveelheid van de geleverde producten of verstrekte diensten. Vermeld duidelijk waar het om gaat, want zo kan je straks het btw-tarief berekenen.
  • Eenheidsprijs: prijs per meter, per uur, per stuk en dergelijke. 
  • Het totaalbedrag zónder btw.
  • Het btw-tarief. Afhankelijk van je activiteit en sector, reken je 6%, 12% of 21% aan. Vermeld niet enkel het percentage, maar ook het verschuldigde bedrag in euro.
  • Het totaalbedrag mét btw.
  • Algemene voorwaarden. Deze zijn belangrijk in geval van wanbetalers of betwistingen. Geen juridische achtergrond? Geen paniek, je vindt zat voorbeelden online. Als je op maat gemaakte algemene voorwaarden wil speciaal voor jouw onderneming, vraag dan een advocaat hoe het zit.

Zorg voor een goede look van je online factuur

Vergeet niet dat de look van je factuur net zo belangrijk is als de inhoud. Hoe je factuur oogt, kan bepalend zijn voor de snelheid waarmee ze betaald wordt. Met andere woorden: als je klanten systematisch te laat betalen, is het misschien tijd om de opmaak van je online factuur eens kritisch onder de loep te nemen.

Tips voor de opmaak van je factuur:

  • Wees niet te zuinig met lettergrootte. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Zo vermijd je dat het bedrag zonder btw betaald wordt.
  • Hang niet de Picasso uit, het is maar een factuur. Zorg voor een duidelijke, eenvoudige vormgeving met een herkenbaar logo.
  • Je hoeft geen wizzkid, noch een grafisch ontwerper te zijn om een online factuur aantrekkelijk op te maken. Teamleader zorgt ervoor dat elk bedrijf facturen kan personaliseren door een eenvoudig Word sjabloon te downloaden en aan te passen.

You’ve got mail

Voordat je je tong lam likt aan postzegels en enveloppen: sinds 2004 is het wettelijk toegestaan om facturen elektronisch te versturen en te verwerken, wat de stijgende trend verklaart van online boekhoudpakketten. Stem toch even met je koper of opdrachtgever af of je je factuur kunt digitaliseren. Sommige bedrijven zweren nog steeds bij papier.

Zeven vette jaren

Last but not least ben je wettelijk verplicht je inkomende en uitgaande facturen zeven jaar te bewaren. Maar laat je schoenendozen vooral in de kast staan: een papierloze omgeving is namelijk stukken efficiënter. Teamleader bewaart daarom elke online factuur automatisch in the cloud. Met één muisklik heb je een overzicht, altijd en overal. Zo worden het geheid zeven vette jaren! Maak het jezelf makkelijk door te beginnen met het achterlaten van je administratie: het begint al met een simpele online factuur!