Teamleader Blog Article

Eenvoudig facturen opstellen en beheren

Eenvoudig facturen opstellen en beheren Zie je op tegen het steeds aanpassen van je factuur in Excel? Een factuur opstellen via Teamleader is kinderspel. Onze Customer Relationship Management tool kan uitgebreid worden met de module facturatie. Deze is simpel en intuïtief en koppelt met vele boekhoudpakketten. Lees hier hoe je onze software gebruikt om facturen te maken.
Een factuur opstellen via Teamleader is kinderspel. Je dient gewoon een klant te selecteren die je al eerder in de database hebt toevoegd en vervolgens kun je artikelen gaan toevoegen:


Factuur opstellen Teamleader

In Teamleader is het mogelijk te factureren vanuit verschillende departementen. Een departement is een bedrijf met eigen BTW nummer, facturatie nummering en algemene voorwaarden. Handig voor bedrijven die factureren met verschillende BTW nummers.

De items in een factuur kunnen vooraf gedefinieerde artikelen zijn uit de artikelenmodule, maar je kunt ook gewoon zelf een omschrijving, prijs en aantal ingeven. Het is daarnaast mogelijk om kortingen toe te wijzen.

De opmaak van je factuur

Wanneer alle gegevens van de factuur ingevuld zijn kun je op het PDF-icoontje klikken zodat je je factuur in PDF-formaat kunt downloaden. De factuur wordt opgemaakt volgens een standaard sjabloon, dat je kan aanpassen in de instellingen. Je kunt hier van alles ingeven: facturatiegegevens, financiële gegevens, logo en algemene voorwaarden. Mocht je dat willen, dan kun je als klant jouw eigen lay-out laten namaken in Teamleader.

Verzendopties voor facturen

Je hebt de keuze om een factuur te verzenden via

  • E-mail
  • PostNL (binnenkort beschikbaar, hier zijn wel kosten aan verbonden)
  • Manuele verzending

Verzending via e-mail gebeurt via een gestandaardiseerd bericht. De template kun je zelf aanpassen en de factuur is in een paar klikken verzonden. De factuur versturen via PostNL zal binnenkort mogelijk zijn. De adresgegevens van de klant moeten wel al in de CRM-database opgenomen zijn. Zo niet, dan zal je worden gevraagd de gegevens aan te vullen. Een manuele verzending kan eenvoudigweg door de factuur in PDF-vorm te downloaden en te printen.

Elke factuur heeft een tracking om op te volgen wat er tot nu toe met de factuur gebeurd is; wie ze op gesteld heeft, wanneer ze verzonden is en wanneer ze betaald is:

Tracking

Status van facturen

Teamleader houdt de status van elke factuur bij. Wanneer een factuur niet of te laat betaald wordt, verschijnt deze in het rood. Je kunt instellen dat Teamleader automatisch een (of meerdere) herinnering(en) stuurt naar de klant wanneer de factuur te laat betaald wordt. Een rapport over de huidige status van alle facturen kun je downloaden bij de statistieken van de facturen.

Facturenlijst en status

Opzoeken en targets

Alle facturen verschijnen in de database waar je kunt zoeken op factuur of klant. In de database kun je ook zelf segmenten aanmaken. Zo kun je een segment maken voor alle facturen in de maand mei van het jaar 2013 waarvan de status niet betaald is en er minstens 2 herinneringen werden verstuurd: hoog tijd om deze klanten eens te bellen!

Er kunnen ook targets worden opgesteld zodat je op elk ogenblik een goed beeld kunt krijgen van de status en de vooruitgang van je bedrijf.