Teamleader Blog Article

Excel versus CRM: een ongelijke strijd

Excel versus CRM: een ongelijke strijd

Je kent misschien de uitdrukking “what got you here, won’t get you there.” In eerste instantie kom je op kantoor redelijk uit de voeten met Excel. Zo spaar je ongetwijfeld zelfs wat geld uit…

… dat je door inefficiëntie en tijdverlies echter meteen weer kwijt bent. Hoewel een Excel-spreadsheet heel handig kan zijn, wordt er te vaak naar teruggegrepen voor toepassingen zoals klantenbeheer, facturen en artikellijsten. Maar daarvoor schiet 's werelds bekendste spreadsheet nu eenmaal tekort. En zodra je onderneming groeit, groeit ook de behoefte aan meer schaalbare tools.

Excel excelleert… als spreadsheet

Grafieken iMacExcel wordt soms smalend ’s werelds slechtste CRM-tool genoemd, om de eenvoudige reden dat de software daar niet voor ontwikkeld werd. Je kan perfect klant- of contactgegevens ingeven in een Excelbestand, maar daar stopt het ook. Wie zijn je klanten? Welk profiel hebben ze? Wat brengen ze op? Met die informatie zou je beter op hun behoeften kunnen inspelen en sterkere verkoopresultaten realiseren.

Natuurlijk biedt Excel ook voordelen. Het is eenvoudig in gebruik, de meeste mensen kunnen ermee werken en alle gegevens vind je terug op één enkele pagina. Niet voor niks is Excel de evergreen van MS Office. Maar het duurt niet lang voordat je tegen de beperkingen ervan aanloopt.

Tijd is geld

Met Excel kan je een hoop doen, maar je doet het wel allemaal zelf: alle gegevens die jij of je medewerkers aan een werkblad toevoegen moeten ze er handmatig instoppen. Met het invoeren en onderhouden van je klantgegevens alleen verlies je op die manier veel tijd. Daarnaast zet je de deur op een kier voor menselijke fouten.

Niet alleen contactbeheer is in Excel een tijdrovende en handmatige klus. Wil je je verkoopresultaten visualiseren in een handige statistiek, dan moet je eerst zelf aan de slag: de juiste gegevens selecteren, rijen en kolommen toevoegen, grafieken opmaken - een staafdiagram of toch een mooi taartdiagram? Ook wie facturen maakt in Excel weet dat hij zelf de correcte formules zal moeten invoeren, niks automatisatie. En onthoud: wat niet automatisch gebeurt, gebeurt soms foutief of gewoon helemaal niet.

Samenwerken in Excel is ook behoorlijk gelimiteerd. Natuurlijk kan je Excel-files delen, maar realtime? Onmogelijk: Excel staat niet toe dat meerdere gebruikers tegelijk in dezelfde spreadsheet werken. Heb jij dus zo snel mogelijk toegang nodig tot bepaalde gegevens, maar je collega heeft de spreadsheet al geopend? Dan zal je je beurt moeten afwachten, of een zoveelste kopie maken die je dan achteraf niet mag vergeten samen te voegen. Het werkt, maar snel en praktisch is het allerminst.

Het tijdperk van de klant

Volgens Forrester Research is in 2010 The Age of the Customer aangebroken, wat betekent dat alle bedrijfsstrategieën en –operaties zorgvuldig op elkaar moeten worden afgestemd om bij te dragen aan de klanttevredenheid.

Naarmate je bedrijf groeit en je klantenrelaties uitbreiden, schiet een Excelsheet al gauw tekort. Zo zal Excel je niets kunnen vertellen over de upsellmogelijkheden bij een bepaalde klant, of weet je niet wanneer je hem moet bellen voor een opvolgingsgesprek. In het tijdperk van de klantrelatie, zoals Ruud Verduin het reeds noemde op onze eerste editie van Klantgericht Ondernemen, betekent dit dat je uitgelezen kansen laat liggen.

Excel vs. CRM

Ter illustratie sommen we nog even op hoe een veelzijdige CRM de nadelen van Excel weet te verhelpen.

Nadelen Excel voordelen crm

Bijkomende voordelen van CRM

Een CRM-systeem geldt als het centrale klantenbestand en vormt de ideale bron voor verschillende communicatie- en marketingdoeleinden. Aan de hand van een CRM-systeem kan je bovendien alle interacties tussen je organisatie en haar cliënteel in één databank bijhouden. Zo kan je als organisatie per klant informatie verzamelen om op die manier beter te beantwoorden aan hun individuele behoeften en een gepersonaliseerde aanpak te ontwikkelen, gebaseerd op zijn of haar wensen.

Met CRM kan je jouw leads efficiënter beheren en sales opvolgen op een snelle, eenvoudige en kost- en tijdsefficiënte wijze. Je beschikt op elk moment, op elke plaats over de juiste gegevens om weloverwogen strategische beslissingen te nemen. En jawel, tot slot kunnen je Excelbestanden makkelijk geïmporteerd worden. 

Waarom zou ook jij kiezen voor CRM?

Wil je als onderneming écht iets blijven doen omdat je het in het verleden ook steevast zo gedaan hebt? Veranderen is nooit eenvoudig, maar blijft wel de sleutel tot groei, succes en vooruitgang. Kiezen voor CRM kan een enorme stap voorwaarts zijn.

Met Teamleader krijg je meer inzicht in de wensen en voorkeuren van je klanten, doordat klantgegevens en de bijhorende correspondentie verzameld worden in één databank. Hierdoor kan je klantgerichter en efficiënter gaan samenwerken, vaak voorkomende problemen opsporen en globale analyses uitvoeren. Vermits een CRM-pakket je administratieve taken automatiseert, spaart jouw team bovendien tijd uit die vervolgens besteed kan worden aan meer inhoudelijke en renderende opdrachten.

Ben je nog niet helemaal overtuigd? Neem dan eens een kijkje op onze feature pagina, om te ontdekken waarom jij voor CRM zou moeten kiezen!