Teamleader Blog Article

Feit: iedereen wint bij elektronisch factureren

Feit: iedereen wint bij elektronisch factureren

Feit: Vakmannen die op papier factureren, verliezen tijd die ze beter op de bouwplaats of bij de klant kunnen doorbrengen.

Elektronisch factureren heeft vele voordelen en is ook nog eens heel eenvoudig. Als je facturatie en je boekhouding efficiënt geregeld zijn, dan wint iedereen. Maar wat is “efficiënt”?

Een goed geregeld facturatieproces herken je aan deze factoren:

1. Jij als eigenaar wordt doorgaans op tijd en netjes betaald. Zonder dat je eerst uren kwijt bent aan het maken en verzenden van facturen. Zonder dat je achteraf veel tijd moet stoppen in het opvolgen en controleren van de betaling. 

2. De klant krijgt altijd een duidelijke factuur. Hierop wordt het werk waarvoor betaald moet worden helder vermeld. Bij voorkeur vergezeld door een aantal handige betaalopties waardoor de financiële transactie zelf ook moeiteloos te doen is. Geeft de klant nog feedback, dan is een aanpassing van de factuur snel gebeurd.

3. Doe je niet zelf je boekhouding? Ook de boekhouder zal altijd voor elektronisch factureren kiezen. Wat hij of zij vooral zal waarderen, is dat jij je facturen overzichtelijk en regelmatig doorstuurt. Zo wordt het boekhoudwerk verspreid in plaats van dat je de klassieke pieken aan het einde van het kwartaal hebt.

Kortom: het hele proces van facturatie tot en met boekhouding is erg belangrijk. Hoe sneller, hoe beter. Eigenlijk kan je een efficiënt proces herkennen aan één ding: het voelt niet aan als “een proces”. Het loopt gewoon, vooral op de achtergrond. Met een minimum aan tijd en moeite. Iedereen tevreden.

 

Hoe efficiënt verloopt jouw facturatie? Doe de test!

 

 

Het is dus geen pluspunt als een zaak nog op papier factureert. Daardoor ontstaat de compleet tegenovergestelde situatie:

1. Je hebt er veel (handmatig) werk aan: namen en adressen opzoeken en toevoegen, materiaallijsten bovenhalen, overtypen, knippen en plakken tussen verschillende software, noem maar op.

2. Hoge kans op fouten: hoe meer handmatig werk, hoe groter kans dat er iets fout gaat. Bij digitaal factureren is die kans ineens veel kleiner. Een computer zal niet snel het foute adres invullen.

3. Het kost geld: papier, inkt, printer, enveloppen en postzegels zijn niet gratis, en tijd al zeker niet. Onderzoek van KPMG toont zelfs aan dat een papieren factuur tot bijna 4x zo duur is: € 4,44 voor een papieren factuur versus € 1,20 voor een digitale versie.

4. Het kost tijd: aan de post verlies je sowieso een paar dagen en de klant betaalt nooit voor hij of zij je factuur heeft ontvangen. De gemiddelde betaaltermijn van een papieren factuur ligt dan ook beduidend hoger dan die van een digitale factuur met online betaalopties.

5. Verloren facturen: een factuur raakt wel eens kwijt in de post, of een klant beweert dat hij je factuur nooit heeft ontvangen. Aan jou om het op te lossen.

6. Gemiste betalingen opvolgen: zonder digitale hulpmiddelen moet jij, of een van je collega’s, facturen en betaaltermijnen handmatig opvolgen. Hoe meer facturen je uitstuurt, hoe meer tijd je dat kost.

 

Digitaal factureren neemt al die pijnpunten weg

Daarom kiezen meer en meer ondernemers, ook vakmensen, voor digitaal factureren:

“Je kan er niet onderuit: als je het jezelf makkelijker wil maken, is digitaal factureren de enige optie - zeker in combinatie met werkbonnen. Wij zijn er vanaf dag 1 mee gestart: onze eerste factuur was meteen digitaal. Op die manier konden wij achteraf ook conclusies trekken uit onze cijfers en hebben we een heel goed overzicht van onze omzet. Je verliest ook minder tijd aan je bureau als je digitaal factureert, zowel bij het maken van de factuur als bij de opvolging van de betaling.”

BE_Blog_Testimonial_Tuinjan3-425

“Ik zou digitaal factureren aanraden aan iedereen die facturen verstuurt of een klantenbestand heeft. Je haalt er het maximale uit, voor een minimale investering. Mijn advies: probeer ook je boekhouding digitaal te doen en te koppelen aan Teamleader. Anders moet je je facturen uitprinten en door je boekhouder laten inscannen, en dat is natuurlijk niet aan te raden.” - Jona van Laer, Tuinjan