Teamleader Blog Article

Facturen berekenen: hoe doe je dat?

Tamara Wouda Tamara Wouda on 10 jun 2020 in Facturatie

Facturen berekenen: hoe doe je dat?

Rekenfouten op een factuur zijn zoals dt-fouten in een krant: niemand wil zich er schuldig aan maken en toch komen ze voor. Een correcte factuur berekenen is geen quantumfysica, maar je moet er wel je hoofd bijhouden. Maar laat gerust je rekenmachine, je Excel voor Dummies-boek en je cursus staartdelen op zolder liggen. Zo eenvoudig is factureren anno 2020.

Eerst nog even de basics. Je factuur bestaat uit drie delen: de factuurkop, -regel en -voet. In de factuurkop komen alle facturatie- en bedrijfsgegevens: datum van factuur en levering, bedrijfsnaam, btw- of ondernemingsnummer, bankrekeningnummer enzovoort. Zorg dat je hier ook duidelijk het woord ‘factuur’ vermeldt. Dat verkleint de kans dat je factuur ergens in een papierstapel verdwijnt. Als je nog papieren facturen verstuurt, tenminste. 

Een correcte factuur begint bij de factuurkop. De gegevens die erop komen, zijn grotendeels wettelijk bepaald. Check ons overzicht van hoe je een factuur maakt om niks te vergeten. 

Een factuur berekenenRekenmethodes 

Na de formaliteiten van de factuurkop kom je aan het leuke deel: de berekening. Hier kan je stiekem al je centen beginnen tellen. Maar wees niet overenthousiast, want een foute factuur wordt altijd gecorrigeerd met een creditnota. Een extra stap in de boekhouding die niemand fijn vindt. 

Je kan ook boetes krijgen door foute facturen. Reden temeer om je facturen foutloos op te stellen!

Een factuur berekenen is waarschijnlijk niet de meest sexy activiteit van je bedrijf – sorry boekhouders –  maar ze is wel cruciaal. Je prijsberekening komt in de factuurregel. In grote lijnen heb je twee rekenmethodes voor je factuur, die je gerust ook kan combineren. 

  • Werk je uurtje factuurtje? Dan specifieer je het uurtarief en de tijd die je spendeerde aan elk onderdeel van een project. 
  • Breng je goederen aan de man of werk je met eenheidsprijzen? Dan lijst je de verschillende onderdelen op met hun bijhorende prijs. Het is good practice om dit zo gedetailleerd mogelijk te doen om transparant te zijn. 
  • Je kan natuurlijk ook beide methodes combineren. Een garagist zal zowel de uren om olie te verversen als de verkoopprijs van die olie aanrekenen.

In het laatste deel van je factuur, de factuurvoet, komt je berekening te staan. Maak een onderscheid tussen: 

  • het nettobedrag (zonder btw)
  • het btw-percentage en -bedrag
  • het totaalbedrag

Begin niet van nul

Je factuur helemaal van nul opstellen kost heel wat tijd en moeite. Bovendien is dat helemaal niet nodig. Waarom zou je immers het warm water opnieuw uitvinden? Kijk voor de opmaak van een factuur naar bestaande voorbeelden. Eenmaal je zelf een factuur gemaakt hebt, dan gebruik je gewoon hetzelfde sjabloon. 

Maar laat ons wel wezen, wie heeft nu nog zin om met zijn rekenmachientje aan de slag gaan of in eindeloze Excelfiles rommelen? Anno 2020 is een digitale factuur de way to go. Daarmee bespaar je jezelf de koppijn van bovenstaande stappen. 

Digitale factuur voordelenDe tijdswinst van een digitale factuur

In een digitale factuur staan je klantgegevens, je eigen gegevens, het sjabloon met je bedrijfslogo en andere elementen allemaal klaar. Je hoeft dus niet te knoeien met bestanden. Wat nog beter is? Met een facturatietool wordt de berekening voor jou gemaakt. Je gepresteerde uren, je verkoopprijzen en uurtarieven zijn allemaal automatisch bijgehouden. Wanneer de tijd komt om te factureren, hoef je maar op een knop te drukken. 

Wist je dat je met Teamleader ook standaardmails kan opstellen en zelfs automatische betaalherinneringen verstuurt? Ontdek nog meer wonderlijke facturatiefeatures

Elimineer fouten en neem betere beslissingen

Rekenfouten, tikfouten, vermoeidheid of gewoon een kater: een facturatietool heeft er geen last van. De kans op fouten daalt dus aanzienlijk. Wat meer is: de software houdt automatisch openstaande betalingen en facturen bij. Zo heb je continu een overzicht van je financiële situatie en neem je onderbouwde beslissingen. 

Nood aan meer inzicht in je financiën? Teamleader introduceerde onlangs het Forecast overzicht: een feature waarmee je je bedrijfsomzet kan voorspellen. 

Probeer ons twee weken uit. Zonder gedoe. Zonder te betalen.

Vervang vandaag nog je papierwinkel en probeer Teamleader twee weken uit. Vind je het niks? Geen probleem. Dan betaal je ook niks.

Probeer nu gratis