Terug naar het blog overzicht

Kilometerberekening bij afspraken, bijlagen toevoegen aan facturen

Kilometerberekening bij afspraken

In onze Feature Friday van vorige week stond al te lezen dat in de planning een nieuwe functie werd geïntroduceerd: vanaf u wordt automatisch de afstand naar een afspraak berekend en weergegeven in uw Teamleader agenda. Deze week breiden we deze feature uit met een mogelijkheid om de afgelegde kilometers ook aan te rekenen aan uw klanten of contacten.

Wanneer u een meeting plant met één van uw klanten, berekent Teamleader de afstand die het kost om naar de klant te geraken (gegeven dat het adres bekend is). In het detailvenster van de afspraak kunt u nu ook de vertreklocatie instellen. Dit is handig als deze locatie verschilt van uw standaard vertrekpunt, bijvoorbeeld als u vanaf een andere meeting direct doorrijdt naar een nieuwe afspraak.

vertreklocatie

Als u ervoor kiest om een nieuwe locatie toe te voegen, kunt u dit ook onmiddellijk instellen als de standaard vertreklocatie.

factureerbaar

Is de afspraak afgelopen, dan kunt u er dus nu voor kiezen om de kilometers die u heeft afgelegd, door te rekenen aan uw klant. Dit doet u door eerst de afspraak te eindigen (via het detailvenster van de afspraak). In de pop-up die verschijnt, kunt u onder andere de timetracking van de meeting invullen en een rapport opmaken. Nu komt daar ook een optie bij om uw klant te factureren.

kilometers

Onderaan de pop-up zal u de reisafstand zien staan. Dit getal zal het dubbele zijn van de werkelijke afstand naar de klant, omdat Teamleader automatisch de kilometers van de terugrit erbij rekent. Nadat u deze gegevens heeft opgeslagen, kunt u naar de detailpagina van uw contact navigeren. U zult zien dat er ongefactureerde tijd is toegevoegd onder de noemer van de afspraak. Bij 'Acties' kunt u ervoor kiezen om deze tijd te factureren. Op de factuur zal de kost voor de afgelegde afstand vermeld staan als 'Kilometervergoeding'.

Bijlagen toevoegen aan facturen

factuur_e-mail

Dankzij nog een kleine aanpassing deze week hebben we er voor gezorgd dat het ook mogelijk is om bijlagen toe te voegen bij een verzending van een factuur per e-mail. Wilt u dus vanaf nu een factuur verzenden via e-mail, dan zal u onderaan het pop-upscherm een nieuwe knop zien staan: 'Bijlagen'. Als u deze knop aanvinkt, krijgt u nog enkele opties te zien.

factuur_e-mail2

Zoals u kan zien op de afbeelding hierboven, kunt u ervoor kiezen om de details van de timetracking met betrekking tot die factuur mee te sturen. Wilt u liever niet dat uw klant de gewerkte uren en de uurprijs te zien krijgt, dan kunt u dit verbergen door de knop 'Inclusief uren en prijzen' uit te schakelen. Wilt u daarna nog graag een extra bestand met de factuur meesturen, dan kunt u klikken op de knop 'Bestand toevoegen'. Hiermee kunt u op uw computer bladeren naar het bestand dat u wenst mee te sturen.

Bent u klaar met bijlagen toevoegen, dan klikt u op opslaan en de factuur, inclusief bijlagen, zullen verzonden worden naar uw klant.

Over de auteur

Vicky Van Riel - Marketing

Als kunstwetenschapper met roots in de psychologie weet Vicky niet alleen waar de betere film over gaat, ze kan ook perfect uitdrukken wat ze erbij voelt. Voor haar marketingfunctie beroept ze zich bovendien op een uitgebreide retailachtergrond. Vicky beweert van wielrennen te houden, al heeft niemand haar ooit van Amsterdam naar Gent zien fietsen.

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!