Teamleader Blog Article

Meeting room management

Meeting room management

Meeting room management - Google Resources

Ben je het ook beu meetings te plannen om dan te ontdekken dat iemand anders je meeting room heeft ingepalmd? We kennen het gevoel maar al te goed.

Net om die reden hebben we een deeltje meeting room management ontwikkeld in Teamleader. Zo kan er geen discussie meer zijn over wie de ruimte nu had geboekt!

De nieuwe feature is een uitbreiding op onze Google Apps Services, met name de Google Resources. Als je hier nog niet mee bekend bent, raden we aan om even dit artikel te raadplegen. Dit is het idee: in je Google Calendar kun je verschillende 'rooms' creëren. Deze komen dan overeen met je vergaderruimtes in je kantoor. Zodra die zijn aangemaakt, kun je de ruimtes toewijzen aan een meeting via Google Calendar.

Om het je nog wat makkelijker te maken, kun je deze 'rooms' ook onmiddellijk toewijzen als je een meeting maakt in Teamleader. Om dit te activeren, ga je naar Integraties en kies Google Apps. Onderaan vind je een link die vraagt om agendabronnen te activeren in Google. Schakel die in om je rooms te synchroniseren met Teamleader en klik op 'Opslaan'.

Teamleader linken aan Google Apps

 

Nadat je dit hebt ingesteld, voeg je een nieuwe afspraak toe in Teamleader. Bij de opties 'Locatie' kun je nu 'Ruimten enz.' selecteren. Ernaast verschijnt dan een nieuw menu met je eigen meeting rooms. Vul je verdere afspraakinformatie in en klik op 'Opslaan'. Je hebt zonet je meeting room geboekt!

Afspraken toevoegen

 

Goed om te weten:

  • Dit is een feature op gebruikersniveau, elke gebruiker dient dit dus voor zichzelf te activeren om toegang te krijgen tot de resources.
  • Indien je een meeting organiseert met meerdere collega's hoeft er maar één van hen toegang te hebben tot resources om een meeting room te selecteren.

Pro tip

Er bestaan enkele leuke tools om nog meer uit je meeting room management te halen. Zo is er bijvoorbeeld Joan Assistant. Joan is een tablet die connecteert met je wifi en je Google Resources. boek je een meeting room, dan wordt die informatie gesynchroniseerd naar je Joan en zal die de beschikbaarheid van de ruimte weergeven. Omdat Joan gebruik maakt van digitale inkt verbruikt het zeer weinig en gaat de batterij lang mee. Meer info vind je op www.joanassistant.com.


Meeting room