Teamleader Blog Article

Met ellenlange vergaderingen win je #deTijdstrijd niet

Met ellenlange vergaderingen win je #deTijdstrijd niet

Vliegt jouw werkdag ook zó om? Heb je vaak tijd tekort? Denk eens aan al die meetings die je iedere dag bijwoont. Kostbare tijd wordt zonder blikken of blozen misbruikt door vergaderingen die uitlopen, van het onderwerp afwijken of überhaupt overbodig zijn.


In 2014 voerde Bain & Company onderzoek uit naar time management. Wat bleek? Binnen organisaties wordt één vijfde van de tijd aan vergaderingen en andere meetings besteed. Dat is 20 procent! Medewerkers zijn er samen duizenden uren aan kwijt, met als toppunt de CEO die twee volle werkdagen per week in een meetingruimte zit. Het kan bijna niet zijn dat al deze vergaderingen nuttig zijn en daadwerkelijk iets opleveren.

‘Time is money’

Het is een klassiek fenomeen: werknemers zitten in een vergadering, ‘want er moet iets besproken worden’, maar vaak gaat het over thema’s waar niet iedereen bij betrokken is en is de gereserveerde tijd niet genoeg. Er wordt kostbare tijd van verschillende werknemers verdaan en daarmee verliest ook de organisatie geld.


Dit is niet direct een probleem wanneer dat eenmalig voorkomt, maar het wordt wel problematisch als het een terugkerend fenomeen is. ‘Time is money’ zei Benjamin Franklin en hij heeft gelijk. Wanneer werknemers wekelijks in een vergadering zitten waar zij niets te zoeken hebben, verliest de organisatie kostbare tijd die met een andere invulling geld op had kunnen leveren.

Is de vergadering de kosten waard?

Vergaderingen zijn niet te vermijden binnen een organisatie, maar overdaad schaadt. Marketingbureau LBi ontwikkelde er zelfs een (in-house) app voor waarmee ze de kosten van een vergadering kunnen berekenen. De app confronteert de gebruiker met het aantal mensen in de meeting en hun uurloon. Na het invullen van de duur van de vergadering berekent de app hoeveel dit de organisatie kost. Dat laat je de waarde van een meeting wel even heroverwegen!


Tips rond time management gaan vaak over individueel uit te voeren acties - woon enkel relevante meetings bij, bepaal je prioriteiten, manage je mailbox - je kent ze wel. Deze adviezen zijn vaak tegenstrijdig met de bedrijfscultuur. E-mails en agenda-uitnodigingen negeren wordt je niet in dank afgenomen door je directe collega’s of baas. Volgens Michael Mankins van Bain & Company hanteren innovatieve, toekomstgerichte bedrijven daarom een cultuur waarbij met tijd even bedachtzaam wordt omgesprongen als met kapitaal.

De symptomen

Kun jij een slechte vergadering herkennen? Dit zijn een paar typische symptomen:


1 Hoe meer zielen hoe meer vreugd

Waar op een feestje geldt ‘hoe meer zielen hoe meer vreugd’, kun je het succes van een vergadering juist niet beoordelen op het aantal aanwezigen. Als je alleen medewerkers uitnodigt die rechtstreeks bij het beslissingsproces betrokken zijn, verlies je minder tijd en verloopt de vergadering vlotter en efficiënter.


2 Alle kerken bezingen

Je hoeft niet bij alle vergaderingen aanwezig te zijn, af en toe is het juist beter om te schitteren door afwezigheid. Als het onderwerp van de meeting niet helemaal relevant is voor je werkzaamheden, kun je de vergadering beter aan je voorbij laten gaan. Misschien denk je: op lange termijn kan het lonen om ook andere onderdelen van de organisatie te leren kennen, maar is dit het uitstel van een andere taak met hogere prioriteit waard?


3 Hoogtij vieren

Als slechts vijftien minuten van een lange vergadering voor jou belangrijk zijn, heeft het weinig zin om de hele tijd uit te zitten. Mensen raken afgeleid wanneer iets voor hen niet relevant klinkt, waardoor ze minder oplettend zullen zijn wanneer hun aandacht wél van belang is. Idealiter wordt de agenda van een vergadering op zo’n manier ingedeeld dat de eerste punten voor alle aanwezigen relevant zijn. Hierna kunnen zij de vergaderruimte verlaten zodat de vergadering voor iedereen relevant blijft.

De oplossing

Hoe organiseer je dan een succesvolle vergadering? Houd je aan deze checklist:


1 Een agenda

De voorbereiding eindigt niet direct nadat je een agenda-uitnodiging verstuurd hebt. De vergadering zelf heeft ook een agenda nodig. Hierin stel je duidelijke doelen en potentiële vragen. Wanneer het zinloos lijkt om een agenda op te stellen voor een bepaalde vergadering, moet je je afvragen of die vergadering überhaupt wel zinvol is. Stuur de opgestelde agenda op voorhand naar alle genodigden zodat zij zich niet alleen goed kunnen voorbereiden, maar ook zelf kunnen beslissen of de vergadering hun tijd waard is.


2 Een moderator

Elke meeting heeft een moderator nodig die de tijd in de gaten houdt. Hij of zij zorgt ervoor dat de vergadering op tijd begint en eindigt en dat elk agendapunt voldoende aandacht krijgt. Daarnaast is het aan de moderator om het gesprek te leiden en erop toe te zien of er niet van de agenda afgeweken wordt. De moderator motiveert de aanwezigen om een constructieve en positieve bijdrage te leveren en hij of zij zal ingrijpen wanneer de vergadering dreigt te vervallen in een eindeloze discussie.


3 Een actieplan

Sluit iedere vergadering af met een concreet actieplan en zorg ervoor dat alle aanwezigen de vervolgstappen kennen. Bepaal de resultaten, aandachtspunten en beslissingen die uit de meeting zijn voortgekomen en voeg deze bij het actieplan. Stel concrete deadlines op om te voorkomen dat projecten op de lange baan worden geschoven. Ga na of een volgende vergadering nodig is en leg deze direct vast in de agenda.

Tijd winnen

Zelfs wanneer je op een verantwoorde manier met vergaderingen omgaat, kun je tijd te kort komen. Maar waar liggen de mogelijkheden en de struikelblokken om meer tijd voor je te winnen? Ontdek het op ons evenement De Tijdstrijd, 3 november in Utrecht.