Terug naar het blog overzicht

Projecten in de ICT: welke aanpak werkt voor jouw bedrijf?

Volgens onderzoek van McKinsey & Co lopen de meeste ICT-projecten uit: 45% gaat over het budget heen, 7% redt het niet binnen de tijd en maar liefst 56% verliest aan waarde. Een verkeerd gepland project kan al grote gevolgen hebben voor je bedrijf.

Om er zeker van te zijn dat jouw ICT-projecten op rolletjes blijven lopen, moet je met verschillende zaken rekening houden.

Agile of Waterfall: een flexibele of planmatige aanpak?

Tegenwoordig zijn Agile en Waterfall de meest gebruikte methodes voor ICT-management. Hiervan is Waterfall de meest traditionele, met een top-down aanpak van taken die elkaar opvolgen. Met deze werkwijze beperk je risico’s en onzekerheden, omdat een nieuwe fase van een project pas start wanneer de vorige is afgerond. Enig nadeel is dat je klant slechts het eindproduct te zien krijgt en dus tijdens het proces geen terugkoppeling kan geven. Hiermee loop je het risico dat het eindproduct uiteindelijk niet helemaal naar wens is.

20170622_PMforIT_inline.jpg

Agile is een werkwijze die steeds populairder wordt door de flexibele benadering. Teams kunnen snel bijsturen en veranderingen aanbrengen tijdens het hele proces. Bij deze methode deel je projecten op in duidelijke fases en verbind je die aan concrete resultaten.

Ontdek hoe je weer grip krijgt op je projecten met de projectplanning-module.


Welke methode past het best bij jou?

Een traditionele, planmatige aanpak vraagt om voldoende tijd en investeringen in analyses, het ontwerp en ontwikkeling. Dit alles gebeurt allemaal vóórdat je naar de klant gaat met een voorstel. Hoe meer je het project vastlegt, hoe meer voorbereiding je moet inplannen. Houd er rekening mee dat wanneer je doelstelling tot in detail is gepland, je er achteraf weinig aan kunt veranderen.

Bij flexibele methodes is er minder voorbereiding nodig, omdat het proces in kleinere fases wordt opgedeeld. Tijdens dit proces kun je in de verschillende fases veranderingen aanbrengen. Zo kun je van begin tot eind, oftewel van concept tot factuur, bijspringen waar nodig.  

Wat zijn de valkuilen bij ICT-projectmanagement en hoe pak je deze aan?

Zelfs wanneer je de juiste methode voor je projecten hebt ontwikkeld kunnen ze nog weleens misgaan. Er zijn verschillende valkuilen met bijbehorende do's en don'ts, zodat je weet hoe je deze kunt aanpakken:

1. Een te hoge urgentie

Don’t: Vaak worden deadlines vastgelegd voordat een project van start gaat. In de meeste gevallen is het daarna ook niet meer mogelijk deze aan te passen. Het resultaat? Constant moeten haasten om een project binnen de deadline af te ronden, zonder dat er speling is. Het idee is dat hoe eerder je begint, hoe sneller het project af is. Maar hierbij stuit je op een probleem: hoe sneller je wilt werken, hoe meer dit een negatief effect heeft op de kwaliteit van je werk. 

Do: Neem eerst de tijd om een strategie en plan van aanpak op te stellen. Houd je klant gedurende het proces op de hoogte, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Als je hier geen rekening mee houdt, zal je steeds aanpassingen moeten doen tijdens het project- of erger: aan het eind.

 2. Te weinig budget

Don’t: Vaak hebben ICT-projecten een onrealistisch laag budget, omdat er geen rekening wordt gehouden met de middelen die daadwerkelijk nodig zijn. Het gevolg is dat het project wordt vertraagd en uiteindelijk zal de kwaliteit er ook onder lijden.

Do: Wees realistisch en transparant over het budget: baseer het op de middelen die je écht nodig hebt. Zorg ervoor dat je aan de verwachtingen van je klant kan voldoen zonder dat je je prijs constant moet bijstellen. Een effectieve manier om dit te doen is door templates van gelijke projecten te gebruiken die in het verleden succesvol waren. Zo kun je een schatting maken van de duur van je project en de kostprijs.

 20170622_PMforIT_inline2.jpg

Tip: Zorg dat je klant het hele proces kan volgen. Zo geef je meer inzicht in de status van het project, ben je transparant, vergroot je je geloofwaardigheid en behoud je klanttevredenheid.

 

 

3. Vooruitgang bijhouden 

Don’t: Tijdens een project kunnen de verwachtingen en de nodige middelen veranderen. Deze veranderingen zijn van invloed op het eindresultaat. Als je deze veranderingen niet bijhoudt wordt het onmogelijk in te spelen op bijkomende uitdagingen, of kun je stakeholders niet tijdig op de hoogte brengen van mogelijke vertragingen of veranderingen.

Do: Stel verschillende milestones op. Zo kun je de vooruitgang van je team goed in de gaten houden en bijspringen waar nodig. Het is een goede manier om zowel dicht bij je team te blijven, als ook je klant. Hiermee voorkom je dat je een eindproduct levert wat totaal verschilt van wat je hebt afgesproken met beide partijen.

De bovengenoemde valkuilen vormen slechts het topje van de ijsberg. Ontdek hoe jij jouw projecten in goede banen kan leiden en download ons gratis e-book: een volledige gids voor goed projectmanagement.

20170222_NL_Ebook_Collaborate better & organise smarter_CTA.jpg

Over de auteur

Bram Bouwmeister - Sales

Boe luiheid! Daar wil Brambo weinig mee te maken hebben. Wanneer hij zich op iets toelegt - reizen, technologie, muziek, sales - dan knalt deze Master of Business Administration als Super Mario. Bram is 100% toegewijd aan het begrijpen van de behoeften en wensen van onze leads en prospects. Zijn recept voor succes? Hard werk en high fives.

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!