Terug naar het blog overzicht

Projectmanagement voor creative agencies

In de creatieve sector is er een constante druk om klanten omver te blazen met te gekke projecten. Daardoor is het niet altijd makkelijk om gedurende het project, van A tot Z, altijd dezelfde kwaliteit te leveren - zeker niet als je met verschillende projecten tegelijk bezig bent. Dat is waarom je een aantal essentiële punten in je achterhoofd moet houden wanneer je een creatief idee omzet naar een goedlopend project.

De creatieve industrie is enorm projectgedreven. Projecten zijn bijna nooit hetzelfde en daardoor zijn de resultaten ook uniek. Daarnaast hebben campagnes vaak verschillende doelen zoals brand awareness of sales, die ieder op verschillende kanalen worden verspreid.

Met al deze verschillende factoren is het belangrijk om je projecten zo goed mogelijk te beheren. Ontdek wat projectmanagement voor creative agencies kan betekenen en hoe je de fasen voor, tijdens en na het project het best in goede banen leidt.

1. Projectplanning begint bij je pitch

De pitch is in de creatieve sector het belangrijkst. In deze fase wil je dat jouw idee uitsteekt boven de rest en dat je het uiteindelijk weet te verkopen. In tegenstelling tot andere sectoren begint het plannen van je projecten al in de pitchfase: voordat je jouw plan presenteert heb je al veel voorbereidend werk gedaan. Omdat er op dit moment nog geen inkomsten binnenkomen, wil je voorzichtig omgaan met je tijd - die kan je bijvoorbeeld goed in de gaten houden met behulp van tijdsregistratie.

Vanuit commercieel oogpunt is het belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van al je projecten. Welke hebben er prioriteit? Welk project is bijna afgelopen? Daarnaast valt of staat een deal met potentiële klanten met het budget: als jij je klant een realistische offerte geeft, kan deze een passende begroting maken van de middelen die nodig zijn, alsook de kostprijs. Zodra een klant besluit om met jou samen te werken, kun jij je idee uitwerken naar een concreet project.


2. Houd altijd een overzicht van je middelen bij

Klant overtuigd? Mooi! Nu kun je verder met het managen van je project. In de meeste gevallen is het lastig alle beschikbare middelen na te gaan. Maar het kan wel makkelijk: verzamel alle agenda’s van je collega’s en besteed de taken uit op basis van de vaardigheden, workload en beschikbaarheid.

20170622_PMforCreativeAgencies_inline2.jpgHaal zoveel mogelijk uit je middelen. Zorg dat je genoeg tijd inplant, dat je de taken van je collega’s makkelijk kunt volgen en dat je een goede inschatting maakt van hoeveel tijd elke taak kost. Creative agencies werken regelmatig met freelancers die ook nog eens vanaf een andere plek werken, dus zorg ervoor dat de agenda’s van alle collega’s altijd en overal beschikbaar zijn.

Hoewel een strak schema belangrijk is, mag je natuurlijk ook niet de collega’s zelf vergeten. Bert Pieters, oprichter van Drift - een creative agency gespecialiseerd in branding & experience, houdt dagelijks een stand-up meeting met zijn team. Zo wil hij tijd met elkaar inplannen, voordat een ieder zich focust op zijn of haar taken:

“Elke ochtend om tien uur starten we met een stand-up meeting. Staand bespreken we onze dagplanning, wat meestal zo’n 10 minuten duurt. Nu we onze werkprocessen uitgebreid hebben geoptimaliseerd, zijn de meetings soms ook wel wat korter. Daarnaast bespreken we niet alleen de planning, maar ook het leuke, creatieve gedeelte van het project.  Met deze dagelijkse meetings, proberen we de ‘human touch’ - het contact met elkaar, te betrekken in onze processen." 

3. Creativiteit heeft geen prijskaartje

Een creatieve campagne bestaat uit verschillende onderdelen: een grafisch ontwerp, web development en fotografie zijn er slechts een paar van. Soms kun je voor een aantal onderdelen een vaste prijs berekenen, bijvoorbeeld als je weet hoeveel tijd je kwijt bent om het framework van een website te ontwikkelen. In andere gevallen is dit minder makkelijk te bepalen. Denk daarbij aan het ontwerpen van een logo, omdat je van te voren niet weet hoeveel tijd je daaraan kwijt bent.

Om de controle over een project te behouden is het belangrijk dat je bijhoudt hoeveel tijd je kwijt bent per project. Zelfs als je met een vaste prijs werkt is het goed om te weten of je niet teveel in rekening brengt, of misschien voor een te lage prijs werkt. Aan het einde van de rit gaat het er uiteindelijk om dat je de juiste factuur opstelt met een realistisch overzicht van de middelen en kosten.

 

4. De must-have skills van een 'creatieve' projectmanager

De perfecte projectmanager is niet makkelijk te vinden. Binnen een creatieve setting heeft een manager vaak nog eens verschillende rollen en verantwoordelijkheden, die niet altijd makkelijk samengaan. Om het overzicht te behouden en projecten zo goed mogelijk te beheren, heeft een projectmanager binnen een creatief bureau de volgende skills nodig:

1. Een helicopter view

Dit is misschien wel de belangrijkste skill: een algeheel overzicht van de gang van zaken. Je hebt goed inzicht nodig in wat er allemaal speelt, waar mensen mee bezig zijn en waar mogelijke knelpunten liggen. Het klinkt misschien logisch, maar het is een factor die vaak onderschat en ondergewaardeerd wordt. Maar niets is minder waar: hoe 20170622_PMforCreativeAgencies_inline.jpgbeter je plant, des te groter de kans van slagen. Een goede planning gaat er daarbij niet om al je to-do’s in een schema te proppen, maar rekening te houden met eventuele vertragingen, fouten en minder creatieve dagen.

Frederik Martens, mede-eigenaar van cross-media communicatiebureau Maquina, gelooft dat je altijd tijd moet bewaren voor onverwachte situaties:

“Ik laat altijd wat ruimte over in mijn planning. Door eerdere ervaringen kan ik beter inschatten hoeveel tijd ik nodig heb voor een bepaalde taak, maar ik plan altijd wel wat extra ruimte in. Een beetje ademruimte maakt het werk wat makkelijker. Wanneer een klant bijvoorbeeld dringend iets gedaan wil hebben, kunnen we er makkelijk op anticiperen.”

 2. People skills

Het is belangrijk je team vanbinnen en vanbuiten te kennen. Elke werknemer heeft unieke talenten: het is aan jou om deze op de juiste momenten in te zetten.

Meer leren over projectteams samenstellen? Lees dan onze blog.

Niet alleen is het belangrijk je team goed te kennen, maar ook je klanten. Door hen de juiste vragen te stellen kom je erachter waar hun behoeftes liggen. Kort gezegd: je moet weten hoe je met verschillende personen omgaat, in verschillende settings.

 3. Flexibiliteit 

Soms moet je de volledige koers van een project veranderen. Zaken die fout gaan, deadlines die opschuiven, slechte resultaten: er zijn genoeg redenen om opnieuw te beginnen. Een klant kan bijvoorbeeld vragen om onderdelen eerder te leveren dan verwacht. Of je merkt bijvoorbeeld dat je niet tevreden bent met de uitvoering van taken, waardoor je project vertraagt. Door jezelf flexibel op te stellen kun je hier makkelijk op in spelen.

Tip: gebruik weekschema’s waarbij je op korte termijn veranderingen kunt aanbrengen, zoals het wisselen van taken of het herverdelen ervan.

Hoe ga je nu het best van een goed idee naar een goedlopend project? Download ons gratis ebook: een complete gids voor goed projectmanagement.20170222_NL_Ebook_Collaborate better & organise smarter_CTA.jpg

Over de auteur

Wesley Groenendijk - Business Developer

Een bezige bij, dat is Wesley. Op kantoor helpt hij ondernemers het meest uit hun bedrijf te halen door mee te denken over de ontwikkeling daarvan. Een steun en toeverlaat die spreekt uit ervaring, want Wesley is zelf ook ondernemer en trots eigenaar van een mkb-bedrijf. Als head of Inside-Sales zorgt Wesley ervoor dat alle slimme ondernemers die Teamleader willen proberen, de aandacht krijgen die ze verdienen.

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!