Teamleader Blog Article

Ontdek de juiste ondernemerstools voor 2017

Ontdek de juiste ondernemerstools voor 2017

40% van de Nederlandse ondernemers worstelt met de technologische ontwikkelingen. De juiste tools kiezen, implementeren en dagelijks gebruiken is voor velen een uitdaging. Toch ziet meer dan de helft van het mkb een toekomst voor zich waarin bedrijven digitaal werken. Genoeg reden dus om je hierin te verdiepen!

Ook al heb je de eerste stappen naar een digitale werkomgeving al gezet, aanbieders en adviseurs zullen je nog vaak met “modules”, “features” en “integraties” belasten. Het doel van digitaal werken is efficiënter werken, maar hoe krijg je dat voor elkaar? Met deze vier tips helpen we jou op weg met het digitaliseren van je werkprocessen.

1. ‘Hoe kan dit efficiënter?’

Digitalisering van het mkb in 2017Meer doen met dezelfde middelen: dat wil iedereen in het mkb wel. Vaak gooit overbodige administratie echter roet in het eten als het aankomt op productiviteit. Inefficiënte meetings, onduidelijke prioriteiten en complexe werkprocessen zijn de belangrijkste symptomen. Bij managers is het de overload aan e-mails die efficiënt werken in de weg staat.

Alle medewerkers en managers zijn bezig met efficiënter werken, iedereen heeft er dan ook wel ideeën over. Vraag eens rond naar de obstakels die collega’s tegenkomen in hun werk. en vraag hoe een digitale tool dat probleem zou kunnen oplossen. In deze eerste fase focus je je niet op de features van een tool, zoals een automatische rapportage of real-time dashboard.

2. Doelen en behoeften als uitgangspunt

Het aanbod van apps en softwarepakketten is enorm. Zie je door het bos de bomen niet meer? Leg dan eens een paar prioriteiten. Gebruik de reacties uit stap 1 als uitgangspunt en voeg daar verbeteringen die jij als leidinggevende ziet aan toe. Overlap hierin is in dit geval goed, dat betekent dat er consensus is over de prioriteiten.

Van alle input maak je een zogenaamde wishlist van functies. Deze kun je gemakkelijk voorleggen bij partners, collega’s in het werkveld of aanbieders. Maak hierbij onderscheid tussen functies en voordelen.

  • Functies: rangschik de gewenste functionaliteiten op basis van must-haves en nice-to-haves. Sommige tools bieden meerdere modules. Je kunt er dan voor kiezen om klein te beginnen en naarmate het jaar vordert uit te breiden. Dankzij die schaalbaarheid vermijd je wildgroei van tools waar mensen in verdwalen én zorg je voor een zachtere landing in je organisatie.
  • Voordelen: afhankelijk van de organisatiestructuur zijn bepaalde eigenschappen van een tool voor- of nadelig. Wanneer de hele organisatie overweg moet kunnen met een tool, dan staat gebruiksvriendelijkheid bovenaan. Zoek je echter een oplossing voor een fulltime planner of interne boekhoudafdeling, dan zijn eerder het aantal features en de mate waarin je de tool custom-made kunt maken van belang.

Houd de rek erin

Stel, je bent helemaal klaar voor digitale urenregistratie. In principe kun je je Excelsheet dan vervangen door een kleine app. In de toekomst groeit je onderneming wellicht en dan wil je ook tools voor de facturatie of boekhouding aan die gedigitaliseerde urenregistratie koppelen. Houd bij het maken van je wishlist dus rekening met je langetermijnambities!

3. Stap voor stap naar een digitale klantenservice

 

digitalisering2017_Inline2.png

Zonder klanten geen onderneming en klanten zijn tegenwoordig allemaal online. Goede reden dus om ook jouw klantenservice te digitaliseren. Een online customer support-tool, ook wel ticketingsysteem genoemd, maakt een einde aan tijdrovende telefoons en mailverkeer.

Sommige ondernemingen hebben hun twijfels bij zo’n geautomatiseerde oplossing, deels doordat zij zelf slechte ervaringen hebben met e-care. Toch toont onderzoek van McKinsey aan dat een digitale klantenservice gemiddeld 76% tevredenheid oplevert, ten opzichte van 57% via traditionele kanalen. Uit het onderzoek blijkt zelfs dat hoe digitaler de service is, hoe meer tevreden de klanten zijn.

Er zijn wel twee voorwaarden waar succesvolle e-care aan moet voldoen:

  • Bouw verschillende digitale kanalen in: uiteraard e-mail, maar ook social media. Ondervang tijdrovende support via een makkelijk te vinden en heldere FAQ-pagina.
  • Ga voor evolutie en geen revolutie. Houd traditionele kanalen open en communiceer duidelijker naar je klanten dat je de klantenservice stapsgewijs digitaliseert.

4. Koppeling en integratie

Wanneer je met je wishlist van stap 2 langs leveranciers gaat, vraag dan ook naar de integratiemogelijkheden met andere tools en software. Wanneer je op termijn wilt beginnen met e-mailmarketing, is het handig als er een koppeling gemaakt kan worden tussen je CRM-systeem en een e-mailmarketingtool zoals MailChimp.

Wanneer je een grotere onderneming hebt, kan een gespecialiseerd boekhoudpakket van pas komen. Als je daar je klantgegevens met de hand in zou moeten zetten, is dat niet echt een vooruitgang. Check dus niet alleen of tools aan elkaar gekoppeld kunnen worden, maar ook hoe arbeidsintensief de integratie is.

Voorbeeld: zo zijn Teamleader en Exact Online gekoppeld en geïntegreerd.