Teamleader Blog Article

Pro forma-factuur: wanneer, hoe en waarom gebruik je ze?

Marlous Stam Marlous Stam on 02 apr 2019 in Sales & Marketing

Pro forma-factuur: wanneer, hoe en waarom gebruik je ze?

Pro forma-facturen worden vaak gebruikt om klanten meer informatie te geven over hun aankoop. Ontdek wat een pro forma-factuur inhoudt, want ze onderscheidt van offertes en gewone facturen en hoe je zelf een pro forma-factuur kan maken.

Wat is een proforma-factuur?

Een pro forma-factuur biedt zowel kopers als verkopers basisinformatie over een verkoop: de artikelen en/of diensten worden vermeld. Dit soort facturen wordt vaak gebruikt om klanten een gedetailleerd overzicht te bieden van hun aankoop, voordat je een echte factuur opstelt.

HQ_Blog_ProformaInvoice_Inline_1Wat is het verschil met een gewone factuur?

Een pro forma-factuur lijkt er op een gewone factuur, met twee belangrijke verschillen.

  • Er wordt duidelijk op vermeld dat het een proforma-factuur is.
  • Er staat geen factuurnummer op een pro forma-factuur.

Een proforma-factuur verplicht klanten niet om te betalen voor producten of diensten die erop worden vermeld. Een pro forma-factuur kan nuttig zijn om een verkoopvoorstel te te specificeren. Je geeft op die manier de klant de kans om wijzigingen aan te vragen. Daarna kan de pro forma-factuur worden omgezet in een echte factuur. Dit kan door de titel te wijzigen en een factuurnummer toe te voegen. De complete factuur kan dan makkelijk opnieuw verstuurd worden. Een pro forma-factuur heeft geen fiscale waarde, dus het blijft ook buiten je boekhouding. 

Wat is het verschil met offertes?

Een pro forma-factuur bestaat uit een opsomming van de diensten of producten en de bijbehorende prijzen. Dit geldt ook voor een offerte, maar die is meer opgemaakt als een brief. De pro forma-factuur lijkt qua vormgeving en opmaak op een echte factuur.

Zowel de offerte als de pro forma-factuur worden gebruikt om informatie uit te wisselen met klanten, vóór je alle informatie over een aankoop hebt en vóór je de voorwaarden en prijs vastlegt. Potentiële klanten kunnen dan kiezen of ze hun aankoop willen bevestigen, of onderhandelen.

Een proforma-factuur opstellen

Voordat je een pro forma-factuur opstelt, is het handig als je jezelf de volgende vragen stelt:

  • Wat is de prijs van de producten of diensten die je aanbiedt?
  • Wat zijn de eventuele productiekosten? Bereken ze bijvoorbeeld met behulp van een kosten-spreadsheet en houd rekening met de verzending of het transport, opslag, verzekering, belastingen, eventuele douanekosten en invoerheffingen.

Zodra je een helder beeld hebt van de totale kosten en prijzen, ben je klaar om een pro forma-factuur op te stellen. Maar welke elementen met je factuur bevatten?

Factuur kop

Vermeld altijd 'Proforma-factuur' in de factuur kop.

Voeg je bedrijfslogo, bedrijfsnaam en contactgegevens toe, zodat je factuur goed te herkennen is. Gebruik je volledige naam en vermeld je e-mailadres - dit geldt ook voor de contactgegevens van de koper.

Vermeld de datum waarop de factuur aangevraagd en opgemaakt is. Als de overeenkomst slechts tijdelijk geldt, kun je ook een vervaldatum toevoegen met een begeleidende zin in de trant van ‘Voorwaarden geldig t/m 31 januari 2019’.

HQ_Blog_ProformaInvoice_Inline_2Informatie over export & verzending

Als je goederen moet exporteren, is het goed om te vermelden waarom. Vermeld waarvoor de producten bestemd zijn: verkoop, staaltje, reparatie, retour of gift.  Als de producten ook weer ingevoerd moeten worden, in het geval van een reparatie bijvoorbeeld, kun je vermelden dat de uitvoer tijdelijk is. Dat kan makkelijk met de vermelding ‘tijdelijke uitvoer’.

Voeg ook de transportwijze toe (lucht, zee, weg, spoor), het totaal aantal pakketten dat je verstuurt en het brutogewicht van de zending.

Gedetailleerde kostenweergave per item

Zet de volgende informatie op je pro forma-factuur:

  • Alle producten en diensten die je levert.
  • Gedetailleerde omschrijvingen zoals grootte, kleur, modelnummer of andere gegevens van de producten. Voeg ook het land of de streek toe waar de producten worden vervaardigd.
  • Het aantal producten.
  • De eenheidsprijs per item.
  • De totale kosten.

Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. De meeste pro forma-facturen worden afgewezen omdat de informatie niet belangrijk is voor de koper, of omdat essentiële informatie niet benoemd wordt.

Belasting, verzending en totale prijs

Als je internationaal actief bent, zul je de verschillende belastingwetten moeten nazoeken om de juiste belasting aan je factuur toe te voegen. Voeg ook de verzend- en verwerkingskosten toe.

Vermeld de munteenheid en de betalingsvoorwaarden die van toepassing zijn.Je wil geen geld verliezen door onvoorziene verzendkosten, verkeerde belastingen of vergeten douanekosten.

HQ_Blog_ProformaInvoice_Inline_3Facturen voor internationale handel

Als je een pro forma-factuur opmaakt voor internationale verkoop, kun je het beste een referentienummer van de koper toevoegen, de datum van de aanvraag, de prijs van ieder item, het leverpunt, de kosten voor verzekering, verzending en douane en de verwachte leverdatum.

Factuurvoet

Voeg extra informatie toe, zoals je garantie- of retourbeleid.Meteen ook het perfecte moment om je klant te bedanken voor het vertrouwen.

Voltooi je pro forma-factuur met je (digitale) handtekening en de datum van vandaag. Voeg hierbij je volledige naam en functie toe, zodat de ontvanger weet dat jij de rechten hebt om de verkoop te voltooien.

Pro forma-facturen in Teamleader

Wist je ook dat er automatische oplossingen bestaan voor pro forma-facturen? Met het facturatieprogramma van Teamleader kun je:

  • In een paar klikken pro forma-facturen maken en omzetten in volwaardige facturen.
  • Een overzicht bewaren van klantgegevens, offertes en (on)betaalde facturen. Zo wordt samenwerken en communiceren een stuk eenvoudiger binnen je bedrijf.
  • Automatisch facturen aanmaken en templates gebruiken voor pro forma-facturen (zonder datum en factuurnummer).
  • Pro forma-facturen in één klik wijzigen en verwijderen, bijvoorbeeld om een andere datum toe te voegen.
  • Terugkerende facturen automatisch versturen.

Waarom ga je niet voor die makkelijke oplossing? Ontdek meer over het facturatieprogramma van Teamleader..