Teamleader Blog Article

Hoe stel je een projectplan op? (gratis template)

Hoe stel je een projectplan op? (gratis template)

Een projectplan is de basis van elk project. Zonder duidelijk kader doe je jezelf de das om: je project kan nooit goed beginnen, of het eindresultaat verschilt compleet van wat je initieel voor ogen had.

Gelukkig is projectplanning een kunst die je jezelf kan aanleren. Gebruik deze blog als je startpunt. Ontdek welke elementen in je projectplan zeker niet mogen ontbreken en hoe je alles in een krap tijdschema inplant. Op deze manier lever je voortaan ieder project binnen je budget en deadline af.

Wil je dit meteen ook in de praktijk toepassen? Onderaan deze blog vind je een link naar ons template voor een projectplan; doe er je voordeel mee!

Wat zijn essentiële onderdelen van een goed projectplan?

Om een waterdicht projectplan op te stellen, heb je 3 ingrediënten nodig:

  1. Middelen: de bronnen die je nodig hebt om het project uit te voeren (medewerkers, materiaal, software, enz.).

  2. Taken: alle verantwoordelijkheden binnen een project - welke kleine of grote to-do’s moeten afgevinkt worden?

  3. Activiteiten: elementen zoals de status van een taak, tijd, prioriteiten en middelen om zorgvuldig op te volgen tijdens het project. 

 

Iedereen kan een projectmanager zijn, maar niet iedereen kan projecten beheren. Download hier je gratis gids!

projectplan essentiële onderdelenEen projectplan deel je op in kleinere stukken. Deze elementen definieer je vóór je met het project van start gaat:

  • Milestones: dit zijn de belangrijkste stappen binnen een project. Denk aan stappen als het uittekenen van het ontwerp met de architect, het plaatsen van de funderingen, het zetten van de ruwbouw, het plaatsen van de ramen, ... Kortom: elke stap die je doorloopt als je een huis bouwt.
  • Lijst van activiteiten: maak een lijst van alle to-do’s die afgewerkt moeten worden om een project af te ronden. Een plan opstellen, aannemers contacteren, een elektricien zoeken, grondstoffen aankopen, ... Deze activiteiten zijn de to-do’s die samen een milestone vormen.
  • Taken: alle kleine stappen binnen een project. Taken zijn vaak afhankelijk van andere taken (of personen).  Daarom is het belangrijk om ze aan andere, afhankelijke taken te koppelen - zo blijft iedereen steeds op de hoogte.
  • Duur en timing: hoeveel tijd neemt elke taak of fase van het project in? Om dit te bepalen, neem je de deadline voor het volledige project als uitgangspunt. Is die deadline realistisch, of is uitstel nodig? Hoeveel tijd zal iedere fase in beslag nemen? Een tijdslijn helpt je ook de workload beter in te schatten. Gebruik vorige werkervaringen als basis voor een precieze inschatting.
  • Budget: hoeveel heb je in totaal nodig om alle middelen te bekostigen?  Wees realistisch: dit is altijd een inschatting. Naarmate je meer projecten voltooid, zal je ervaring automatisch je schattingen nauwkeuriger maken.
  • Projectteam: welke mensen (op basis van ervaring en vaardigheden) heb je nodig om je project af te werken? Denk bij de bouw van een huis aan architecten, loodgieters, schilders, elektriciens, enzovoort.
  • Progressie: zorg voor een systeem om de vooruitgang bij elk project te bepalen. Zit je nog op schema of moet je projectteam een tandje harder werken? Hoe meet je de efficiëntie van een project?

Stel zelf een projectplan in bijvoorbeeld een spreadsheet of tekstdocument op.

Als je écht goed van start wil gaan, lees dan hier hoe online projectmanagement software je kan helpen:

  • Bewaar overzicht over de status van al je projecten - in realtime
  • Houd steeds de meest recente informatie bij de hand
  • Bepaal alle details van je project in één centrale tool
  • Werk efficiënt samen met je team én met je klant

Stel het perfecte projectplan op in 7 stappen

projectplan stappenNu je de basis onder de knie hebt, is het tijd om zélf de handen vuil te maken. Wat doe je eerst? Een projectplan geeft een duidelijk beeld van alle taken en milestones, en geeft je meer focus. Zo wordt prioriteiten stellen al snel wat makkelijker.

Daarnaast krijg je met een projectplan een beter algemeen overzicht, en kan je ook in detail je project bekijken. Zorg dat je projectplan niet zomaar stof ligt te vergaren; herevalueer het regelmatig, en pas aan indien nodig. Zo bewaar je ook tijdens de uitvoering van het project een realistisch overzicht.

Stap 1: leg de volledige scope van je project vast:  Leg eerst alle essentiële details vast, en bepaal specifieke doelen, deadlines, taken en de kost van je project.

Stap 2: splits verschillende projectfases op in milestones en taken: als tweede stap bepaal je de tijdlijn van je project. Wat zijn de cruciale taken die je eerst moet afwerken, en wat is je allerlaatste taak? Bundel meerdere kleine taken in grotere milestones. Door je project op te splitsen in kleinere, uitvoerbare taken, voelt je team zich niet overweldigd en werk je een project vlotter af.

Stap 3: Schat in welke middelen je nodig hebt: hoeveel mensen en welke specifieke middelen heb je nodig? Wees zo realistisch mogelijk: je wil dit niet over- of onderschatten.  Beide hebben een negatieve impact op de timing en het budget van je project.

Stap 4: Verzamel je middelen: nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om de juiste mensen en tools in te schakelen. Hier begint het bundelen (en het verdelen) van de verschillende onderdelen van het project.

Stap 5: Stel een planning op: groepeer alle details die je bepaald heb en plaats ze op een overzichtelijke tijdlijn. Gebruik alle taken, milestones en projectfases en voeg ze toe aan je planning.

Stap 6: Link taken aan elkaar: zoals je eerder al las, is het erg belangrijk om te bepalen welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Je medewerkers rekenen op de correcte uitwerking van die onderlinge relaties om hun taken efficiënt uit te voeren. Werk indien mogelijk met een systeem met automatische notificaties. Op die manier hoeft je team niet manueel in te grijpen en verklein je het risico op fouten.

Stap 7: Houd alles bij: het venijn zit ‘m soms in de details: houd daarom steevast alle informatie tijdens je project bij. Elk teamlid moet de status van een taak, milestone of doel kunnen opvolgen. Vergeet ook je uren niet te registreren. Op die manier kan je in de toekomst bij soortgelijke projecten betere inschattingen maken over deadlines en budgetten.

Download je gratis projectplan

projectplan gratis downloadIs projectmanagement en -planning volledig nieuw voor jou? Begin klein: download hieronder ons gratis projectplan. Hiermee verdeel je jouw project in kleine, behapbare stukken en stel je de juiste vragen voordat je van start gaat.

Download hier je versie voor Microsoft Word.

Onderschat het belang van een goede projectplanning niet, maar wees er ook niet bang voor. Uiteindelijk gaat het erom de juiste stappen te identificeren en die op een realistische tijdlijn te plaatsen. Of je nu een ervaren projectmanager bent of iemand die bij toeval in deze rol is terechtgekomen: de structuur die we in deze blog voorstellen, werkt voor ieder type projectmanager of sector. Je kan je projectplan uitwerken op papier, in een Excel-sheet, of met gespecialiseerde projectmanagementsoftware - afhankelijk van jouw voorkeur. Eén ding is zeker: doe het juist, en je plukt er gegarandeerd de vruchten van.

De basis van projectmanagement: download e-book