Teamleader Blog Article

Sales Care: “Dit was precies wat we nodig hadden.”

Sales Care: “Dit was precies wat we nodig hadden.”

Teamleader stelt online marketingbureau Sales Care in staat tot ambitieus projectmanagement, zonder het overzicht te verliezen. Lees hier hun verhaal!

Wie? Arlette Haak, projectmanager
Wat? Online marketingbureau
Teamleader sinds? November 2015
Modules? CRM, projecten, facturatie en ticketing
Uitdaging? Overzichtelijk projectmanagement

In een klanttevredenheidsonderzoek uit 2015 werd Sales Care uit Utrecht met 8.6 beloond. Een mooie score, zeker als je weet dat het marketingbureau vorig jaar de online ambities van ruim 100 klanten waar maakte. En daarvoor moet je van heel wat markten thuis zijn. “We bieden een breed pakket aan diensten aan: webdesign en -ontwikkeling, allerhande optimalisaties, video- en social marketing, analytics en advertising, noem maar op.”

Kantoor Salescare                      Scherm Timur

“Als projectmanager schrijf ik een plan van aanpak, plan ik alles in en houd ik vervolgens het overzicht over alle projecten,” aldus Arlette Haak. “Vooral voor design- en developmentprojecten ben ik binnen Sales Care het aanspreekpunt. Sommige campagnes hebben een beperkte live periode, andere moeten doorlopend aangescherpt worden. Dat betekent: verschillende fases, veel revisierondes, voortdurend schakelen. En natuurlijk ook: nauw contact met de klant in elke fase. Het is heel uitdagend om dat allemaal in goede banen te laten lopen.”

Binnenkijkje kantoorVeel software, nauwelijks overzicht

Vroegere pogingen om alles simpel te beheren liepen wel eens spaak. “Software voor urenregistratie hier, iets voor leadmanagement en klantgegevens daar. Agenda’s in Google Calendar erbovenop, en ook nog eens een CRM-pakket… We hadden gewoon te veel tools naast elkaar.”

"Ik wilde graag een agenda waarin ik makkelijk kon zien dat de taken waren afgewerkt."

De beslissing om voor Teamleader te kiezen werd samen gemaakt. Voor Arlette zelf was vooral één ding van belang: de planning onder controle houden. “Taken worden wel eens verschoven, dat is doodnormaal. Maar als een consultant dat deed in Google Calendar, dan merkte ik het niet eens en wist ik niet of die taak was afgerond. Alles moest ik gaan navragen. Dus ik wilde graag een agenda waarin ik makkelijk kon zien dat de taken waren afgewerkt. We groeien nu ook hard en we hebben heel veel projecten. Als iemand op vakantie gaat, moet een ander met diens werk verder kunnen gaan. Dat kon met onze vorige CRM maar al de rest stond dan weer niet op één plaats.”

“Via Google kwamen we uiteindelijk bij jullie demo terecht. Na een testweekendje wist ik het wel zeker: dit was precies wat we nodig hadden. Iedereen hier is heel wat enthousiaster om met Teamleader te werken dan met die andere pakketten.”

Tafel met planten                      Tijdschrift op tafel

Iedereen zijn favoriete module

Voor de accountmanagers van Sales Care zijn het CRM en de deals heel belangrijk. Arlette gebruikt als projectmanager natuurlijk vooral de projectmodule. De vlotte overgang valt op: “Als er een deal wordt aangemaakt of gesloten krijg ik een notificatie. Ik maak er een project van, we regelen met de accountmanagers meteen een briefing, en daarna plan ik alles in de agenda’s van de consultants. Zo zijn er nooit misverstanden.”

"Consultants gebruiken vooral urenregistratie en e-mailtracking, developers de ticketing. Het is echt een heel fijn systeem.”

Ook consultants vinden dus iets van hun gading in Teamleader. “Urenregistratie en het tracken van e-mails, daar bouwen ze op. Iedereen moet tenslotte op de hoogte zijn. En met het ticketingsysteem gaan vooral onze developers aan de slag. Mensen die een website bij ons laten bouwen en de server is offline, of er is iets niet goed uitgelijnd, die sturen ons dan een ticket. Het is echt een heel fijn systeem.”

Notebook “De urenregistratie werkt anders dan we gewend waren,” voegt Arlette eraan toe, “want in plaats van hem ‘s ochtends aan te zetten, doe je dat in Teamleader als je iets hebt afgerond of pauzeert. Dat vind ik handiger en nauwkeuriger.”

Giswerk kan Arlette in haar functie missen als kiespijn. “Geef ik iemand als taak om een rapport te versturen, dan krijg ik niet alleen netjes te zien wanneer die taak is afgewerkt, maar ook de e-mail met het rapport staat achteraf keurig in de tracking van het project. Zo weet ik precies wat klaar is en nog moet gebeuren. Essentieel voor een projectmanager.”

Prima workflow

Salesmanager Tamer komt erbij zitten en vult naadloos aan. “Voor salesmensen zit de workflow van de deals goed in elkaar. Nadat je een deal aanmaakt kan je die zelf goedkeuren of laat je de klant dat online doen via CloudSign. Dat wordt dan weer in no-time een project. En daar krijg ik dus een bericht van, als Tamer een deal naar een project omzet,” vult Arlette aan. “Vroeger ging hij dan eerst een e-mail opstellen naar mij en moest ik in mijn inbox gaan graven op zoek naar deals. Terwijl je nu een duidelijk overzicht van alle deals hebt. Nu goed: ik blijf wel overal achteraan gaan, het is tenslotte nog steeds mensenwerk (lacht). En de Nederlandstalige support vinden we ook heel fijn! Dat wisten we van tevoren eigenlijk niet eens."

“Er is heel goed nagedacht over de verschillende rollen binnen een bedrijf. Dat maakt Teamleader uniek.”

Tamer heeft hiernaast een ander bedrijf in Amsterdam, AdCalls. “Daar zijn we nu ook met de Teamleader-demo begonnen. Vooral voor het CRM, de MailChimp-koppeling en de Web2Lead-formulieren. AdCalls gaat ook internationaal, dus de veelzijdigheid en met name de deals zijn heel belangrijk. Het geografisch overzicht in de statistieken vind ik trouwens erg leuk om te zien.”

Arlette: "Bij de demo wist ik meteen: dit is perfect voor een projectmanager, maar ook superfijn voor accountmanagers. En consultants, en developers… Er is heel goed nagedacht over de verschillende rollen binnen een bedrijf. Dat maakt Teamleader uniek."

Vergadering scherm