Teamleader Blog Article

Well Played: "Al vanaf het begin helpt Teamleader ons gezonder groeien."

Well Played:

Het Belgische animatiebedrijf Well Played is stevig aan het groeien. In Teamleader vonden ze de perfecte partner om dat proces te ondersteunen.

Wie? Didier Bintein, COO
Wat? Animatievideo's
Teamleader sinds? Oktober 2013
Modules? CRM, facturatie, projecten, ticketing en VoIP
Uitdaging? Gezond groeien en inzicht in projecten

Well Played is goed bezig. In het afgelopen jaar breidde hun team uit van 6 naar 17 medewerkers, en tegen september zouden dat er al 25 moeten zijn. Ze verhuisden bovendien naar een nieuwe locatie aan de Vrijdagmarkt in Gent. De COO Didier Bintein klinkt dan ook als een man die helemaal klaar is voor groter en beter, maar nooit overhaast. "Teamleader was er vanaf het begin bij om ons gezond te helpen groeien. We zijn niet van plan daar snel verandering in te brengen."

Langs het raam binnenkijken bij SEEQ                      Elk kantoor heeft een goudvis nodig

Cijfers & statistieken

Het is geen schande om het cijfers-en-statistiekentype te zijn. Die beschrijving is Didier op het lijf geschreven. "Ik ben voortdurend met de Teamleader-statistieken aan het prutsen, dat klopt (lacht). Dat is ook erg belangrijk. Exact weten waarin je investeert is een uitdaging, maar dat inzicht heb je echt nodig: waar gaan onze middelen heen? Wat krijgen we ervoor in de plaats? Teamleader beantwoordt die vragen in een oogopslag."

Op kantoor bij SEEQ - dino's en concentratieBinnenkort start een nieuwe projectmanager bij Well Played. De projectmodule van Teamleader zal dan handig van pas komen. "Timetracking toont de echte waarde van een project. Het helpt ons om onze human resources slim in te zetten zodat we onze huur en andere standaard kantoorvereisten kunnen betalen. Die percentages zijn belangrijk voor een rendabele onderneming. Ik wil niet moeten gissen."

"Timetracking toont de echte waarde van een project."

Well Played rekent zijn klanten een vaste prijs aan voor projecten. Gokwerk wordt een risico met zo'n transparante aanpak. "Mensen houden van helderheid over de projectkost. Ik ook. Eigenlijk is het een deel van onze visie geworden. Een eindfactuur die radicaal verschilt van je offerte: ik hou er niet van. Onze offertes zijn van bij het begin heel transparant. Zo weten onze klanten precies waar ze voor betalen. Het is aan ons om die beloftes waar te maken."

Een funnel voor de toekomst

Voor Well Played is er heel wat veranderd het afgelopen jaar. Hoe heeft dat hun Teamleader-gebruik beïnvloed? "We zijn echte power users geworden van de deals, een mooie funnel inbegrepen. Dat hadden we toen nog niet." Een blik op het scherm van Didier doet ons glimlachen: de eerste dealfase van Well Played heet 'Er zit iets'.

Een blik op de funnel van SEEQ, met als eerste fase: 'Er zit iets'.

Over de schouder van een projectmanager bij SEEQ    De goudvis van SEEQ    Druk in de weer met animaties maken

"We registreren zelfs het kleinste beetje contact met een lead. Deze specifieke fase weerspiegelt dat: misschien is er interesse, maar niks concreet. Die fase van de funnel vult marketing op, met een solide grondlaag voor sales tot gevolg. De transitie verloopt supervlot, en de inzichten die Teamleader ons geeft, nemen alle nood voor speculatie weg. Liever slimme schattingen dan gewaagde veronderstellingen."

"Dankzij de inzichten van Teamleader hoeven we niet meer te speculeren."

Dat, zo legt Didier uit, is van vitaal belang voor een groeiende organisatie. "Wat brengt de toekomst? Moeilijk om te zeggen. Maar de bal moet blijven rollen. We nemen een hoop talenten aan - copywriters, grafisch designers, een verkoper, een projectmanager - en we moeten die ook allemaal van werk voorzien. In de toekomst kijken is geen optie, dus je funnel slim opbouwen én analyseren is het beste alternatief."

Facturatie tot in de puntjes

Het SEEQ-eiland met zicht op de Gentse Vrijdagsmarkt Projecten hangen natuurlijk af van veranderende factoren en vragen een zekere flexibiliteit. Teamleader voegt structuur en inzicht toe aan die rekensom. "Ik hou wel van deadlines," vertelt Didier, "dat zorgt voor extra focus bij een project." Maar ook is Well Played afhankelijk van heel wat vaste, herhalende taakjes. "Wil je zeker zijn dat een taak uitgevoerd wordt? Automatiseer ze dan. E-mailtemplates, standaardoffertes en begeleidende brieven vormen de basics van elk bedrijf dat mikt op kostenefficiënte, consistente communicatie. Teamleader blinkt uit op dat vlak. Het bespaart ons misschien zelfs een fulltime medewerker."

"Ik denk niet dat een ander bedrijf minder tijd besteed aan facturatie dan wij."

Ondertussen hebben de planning en CRM niks aan waarde ingeboet. "Dat zijn onze evergreens geworden, prima geschikt voor meetings en het dubbelchecken van agenda's." Over facturatie hoef je Well Played overigens niks te leren. "Onze facturatie is 100% geoptimaliseerd. Aanvaarde deals worden projecten, en dankzij een kleine aanpassing door Lodestar - gepiept in minder dan twee dagen - wordt voor elke afgewerkte milestone een factuur verstuurd. Ik denk niet dat een ander bedrijf minder tijd besteed aan facturatie dan wij. Van deal naar project naar factuur: tot in de puntjes gestroomlijnd."

Niks duidt erop dat de opmars van Well Played snel zal stoppen. "De verkoop loopt heel vlot momenteel, en we willen onze klanten niet vertellen dat we pas binnen een maand aan hun project kunnen beginnen. Personeel is echter een hoge vaste kost. Misschien is dat wel mijn voornaamste taak: de balans houden tussen intelligente aanwervingen en tevreden klanten. Onder meer dankzij Teamleader slaag ik daar elke dag in."

De roadmap

Wat staat er nog op de roadmap voor Well Played? "Onze prijzen blijven evolueren, al willen sommige collega's dat wel een keer zien stabiliseren (lacht). Momenteel zijn er twee aandachtspunten: analyse en aftercare. Onze animaties moeten geen stof verzamelen op een of andere server. Integendeel, wij willen de cijfers analyseren en ervan leren, samen met de klant. En wat is het nut van een coole video als niemand hem te zien krijgt?"

"Op 26 mei veranderen we van naam, en wijden we tegelijk ons nieuw kantoor in!"

En dat is lang niet alles. "Op 26 mei veranderen we van naam, en wijden we tegelijk ons nieuw kantoor in. Dus daar heb je je primeur!" Een naamsverandering én een nieuw kantoor? Dat moet wel een groots evenement zijn. Toevallig heeft Teamleader in België een groot event gepland. "Oh echt? Fantastisch. Ik ben altijd benieuwd om te horen wat jullie in petto hebben. Een evenement is daar perfect voor. Well Played zal erbij zijn, daar kan je op rekenen."

De COO en projectmanager van SEEQ

Update 18/07/2016: deze getuigenis verscheen voor het eerst op 19/05/2016. Ondertussen is Well Played, voorheen SEEQ, van naam veranderd.