Teamleader Blog Article

Time management tools voor het mkb: ontdek de Eisenhower matrix

Time management tools voor het mkb: ontdek de Eisenhower matrix

Er bestaan veel regels en tips die je kunnen helpen om time management onder de knie te krijgen. Voor het mkb is de Eisenhower matrix misschien wel de beste oplossing: hiermee behoud je het overzicht op je taken én je tijd.

De Eisenhower matrix is een handige, maar vooral simpele tool om al je taken en verantwoordelijkheden te organiseren. Met het model stel je gemakkelijk prioriteiten, doordat het onderscheid maakt tussen de dingen die belangrijk zijn en de dingen die urgent zijn. En ja, het is genoemd naar de beroemde Dwight Eisenhower, die het model heeft ontwikkeld om zijn productiviteit een boost te geven.

De basis van time management komt neer op het besef waar je prioriteiten liggen en weten welke taken de meeste aandacht verdienen. Uiteindelijk gaat productiviteit niet om harder werker, maar wel slimmer.

Word baas over je tijd

Bij elke taak die op je ligt te wachten moet je jezelf deze 2 vragen stellen: is het urgent en is het belangrijk? Deze vragen helpen je om 4 type taken van elkaar te onderscheiden: 

  • Urgent en belangrijk: doe deze meteen 20170628_EisenhowerMatrix_inline-3.jpg
  • Belangrijk, maar niet zo urgent: wel doen, maar plan ze in voor later
  • Urgent, maar niet zo belangrijk: delegeer ze
  • Niet belangrijk en niet urgent: niet doen, verwijder deze taken

Wanneer je weet met welke taken je te maken hebt, kun jij je werkdag gemakkelijker managen. De type taken zijn in kaart gebracht, maar hoe werkt dit nu in de praktijk? 

1. Ga meteen aan de slag met urgente en belangrijke taken

Voordat je begint, maak eerst een to-do list! Op deze manier maak je je hoofd al een stukje leger. Onthoud: belangrijke taken dragen bij aan je lange termijn strategie, dus aan het eind pluk je hiervan de vruchten.

Bepaal wat je als eerste gaat doen, door jezelf deze simpele vraag te stellen: wat moet ik gedaan hebben in de volgende 30 minuten, het volgende uur of voor de lunch? Bereken hoeveel tijd elke taak nodig heeft en probeer je, logischerwijs, zo goed mogelijk aan die tijd te houden. Bedenk dat het erom gaat dat je taken afrondt en tegelijkertijd het overzicht behoudt.

Als belangrijke taken zich in dit gedeelte van de matrix bevinden, dan heeft dit 2 redenen: onvoorziene omstandigheden of het gebrek aan een goede planning. Omstandigheden waar je geen grip op hebt kunnen nooit worden vermeden; houd hier rekening mee en zorg dus dat je wat ruimte in je planning houdt. Het gebrek aan een goede planning heb je wel volledig in eigen handen. Plan zoveel mogelijk vooruit en rangschik je taken.

2. Plan de belangrijke, maar niet urgente taken van een ander moment in

Als een taak niet urgent is, maar wel belangrijk - zoals het voorbereiden van een belangrijke salespitch voor een potentiële klant volgende week - geef jezelf dan wat tijd voordat je start, maar plan wel een datum in waarop het af moet zijn.

Je zal merken dat hier de meeste belangrijke taken in terecht zullen komen. Sterker nog, dit is het kwadrant waar je de meeste tijd aan spendeert. Waarom? Al deze to-do’s dragen bij aan je langetermijn strategie en zijn belangrijk voor de groei van je bedrijf.

Een belangrijk punt waar je rekening mee moet houden, is het feit dat anderen niet jouw prioriteiten zouden moeten stellen. Dat maakt het aanpakken van deze taken onnodig moeilijk. Daarnaast zijn er op de werkvloer genoeg afleidingen: een chatbericht van een collega, meetings die gepland staan en ga zo maar door!

3. Delegeer urgente, maar niet belangrijke taken

In het mkb is de kans groot dat je het liefst alles zelf wil doen: meetings bijwonen, calls inplannen, rapportages opbouwen etc. Uiteindelijk zal het werk beter gedaan worden als je het zelf doet, nietwaar? Het antwoord hierop is natuurlijk nee. Volgens Stephen Covey, een succesvol zakenman, komt je planning hier zelfs door in gevaar. Alle taken zelf willen uitvoeren kan je het misleidende gevoel van tevredenheid kunnen geven wanneer je ze hebt afgerond.

20170628_EisenhowerMatrix_inline2.jpgTerwijl je verschillende taken afrondt, zullen de meesten niet bijdragen aan je langetermijndoelen. Toch rond je ze vaak wel af, omdat ze belangrijk voelen. Vaak komt dit doordat anderen deze to-do’s belangrijk vinden. Dit is niet juist en daarom is het belangrijk dit idee voor eens en altijd in de ijskast te zetten. Het loslaten van bepaalde zaken helpt je om je focus te houden op je prioriteiten - tegelijkertijd kun je hierdoor je work/life balance verbeteren. Win-win dus!

4. Laat irrelevante en niet-urgente taken gaan

Wat doe je met taken die gewoonweg niet belangrijk zijn? Simpel: laat deze vallen. Vaak zijn het ook nog eens time killers. Dus, besteed je tijd goed in plaats van eindeloos te scrollen door je scherm of je social kanalen. Beeld je eens in hoeveel tijd je per dag eigenlijk op de automatische piloot staat, zonder te beseffen dat je er tegelijkertijd ook veel tijd mee verdoet.

Een sterk framework om je eigen tijd, alsook dat van je collega’s te managen

Voor elk kwadrant in de matrix geldt: zorg dat je nooit meer dan 8 taken tegelijk hebt. Op deze manier behoud je het overzicht en raak je niet alsnog bedolven onder de taken die gedaan moeten worden.

Laten we eerlijk zijn: het kan lastig zijn om irrelevante te laten vallen of om taken uit te besteden. De Eisenhower methode geeft je daarom een sterk framework om mee te beginnen. En heb je moeite om te bepalen welke taak urgentie heeft of belangrijk is? Denk daar niet teveel over na, maar start met de methode en bekijk na een paar weken of je op de goede weg zit.

Naast de Eisenhower matrix zijn er tal van effectieve methodes die je helpen je tijd te managen. Ontdek welke manieren er nog meer zijn en geef je onderneming een boost!

Online software kan jou ook helpen bij jouw dagelijkse bezigheden. Met de juiste tools kun jij je tijd beter indelen en op de lange termijn zelfs tijd besparen. Teamleader biedt een all-in-one CRM, project planning en facturatie software. Wil je zelf ervaren hoe het is om tijd te besparen? Vraag dan vandaag nog de gratis trial aan.


Probeer nu 14 dagen gratis