Terug naar het blog overzicht

Timetracking template editor & aangetekende verzending

Timetracking template editor

Veel van onze klanten sturen graag een rapport naar hun klanten van de uiteindelijk gepresteerde uren voor een bepaalde opdracht. Bij het verzenden van een factuur kan dit rapport in PDF of Excel meegestuurd worden. Het enige nadeel is dat de PDF's en Excel-files moeilijk aan te passen zijn. Daarom introduceert Teamleader de nieuwe timetracking template editor.

Timetracking rapporten naar eigen wens

Met deze nieuwe editor bepaal je zelf welke elementen je graag in je rapport wil weergeven. Het principe is hetzelfde als bij de lay-out van offertes en facturen: je maakt gebruik van enkele shortcodes die de gevraagde informatie in Teamleader ophaalt.

Er zijn twee verschillende shortcodes. Ten eerste zijn er shortcodes die enkel de inhoud van een tabel aanvullen. Deze codes zijn in de lijst aangeduid met (tabel) en omvatten bijvoorbeeld de uurprijs, totale prijs, gebruikersnaam, …

Daarnaast heb je shortcodes voor vaste tekst. Deze codes worden gebruikt om titels van tabellen en kolommen aan te duiden en worden in de lijst weergegeven met (vaste tekst). De twee shortcodes zijn ook te onderscheiden door het stukje _HEADER op het einde van de code.

Ten slotte zijn er nog extra gegevens, los van de gegevens in de tabel, die je kan gebruiken om het rapport te vervolledigen. Dat zijn voornamelijk departement- en facturatiegegevens.

Hoe stel ik zelf een template voor timetracking in?

Navigeer naar ‘Instellingen’ en kies voor het tabblad ‘Algemeen’. Onder ‘Departementen’ kies je voor ‘Huisstijl instellen’.

Als je meerdere departementen hebt, kies voor welk departement je de lay-out wil aanpassen. Heb je één departement, dan kan je onmiddellijk kiezen tussen drie opties: facturen, offertes en timetracking. Als je een nieuwe lay-out wil maken, klik je op ‘acties’.

Teamleader

In dit voorbeeld kiezen we voor ‘Timetracking’. Als je al een factuur hebt aangemaakt, kom je terecht op een scherm met een voorbeeld lay-out. Om snel van start te gaan kies je voor de voorbeeldtemplate.

Wanneer je de voorbeeldtemplate download, krijg je het volgende document. Nu kan je het document naar jouw voorkeuren aanpassen. Zo kan je nieuwe kolommen toevoegen, nieuwe titels aan kolommen geven (vaste tekst), nieuwe tabelgegevens invullen (tabel), …


 

Opmaak en losse tekst

Net als bij de factuur en de offerte kan je de opmaak van je timetracking in Word toewijzen aan shortcodes. Deze shortcodes zorgen ervoor dat veranderingen automatisch aangepast worden in de Teamleader lay-out.

Als je bijvoorbeeld een shortcode in het vet plaatst, zal die ook in het vet verschijnen in de Teamleader lay-out. Kies je een bepaald lettertype voor een code, zal dit lettertype ook in de Teamleader lay-out verschijnen.

Verder kan je ook losse tekst toevoegen. Zo kan je in je document een klein stukje tekst typen die automatisch in Teamleader wordt overgenomen.

Let wel op: tekst of losse elementen, zoals ‘departementinfo’ die je onder je tabel plaatst kunnen, afhankelijk van de grootte van je tabel, van plaats verspringen. Tekst of code die u in de voet- en/of koptekst plaatst, verschijnen op elke pagina van het uiteindelijke document.

Facturen aangetekend verzenden

Wie er graag zeker van is dat de facturen effectief bij de klant aankomen, kan gebruik maken van de nieuwe optie bij het verzenden van facturen: aangetekende zending.

Voor slechts € 7,50 (€ 1,60 normale verzending + € 5,90 aangetekend) kan je een factuur via bpost aangetekend verzenden. Net als bij een gewone verzending zal bpost de factuur afprinten.

Je kan er ook voor kiezen om de factuur slechts na een bepaald aantal herinneringen aangetekend te verzenden. Klik in instellingen op het tabblad ‘facturen’ en kies voor ‘automatische herinneringen’. Als je de optie ‘zend via bpost’ aanvinkt, verschijnt de optie om de factuur automatisch aangetekend te versturen.

Aangetekend

Over de auteur

Benny Waelput

Game of Thrones has Maesters, we have Benny: a man whose vast experience, life-long devotion and superior intelligence have made him a walking, talking and inexhaustible source of knowledge about Teamleader - and strong Belgian ales and bass guitar too. Knowledge this hard-working ex-customer success, ex-inside sales, now full-on copywriter is more than willing to share with whoever's asking. "Benny knows" is a phrase so often heard, you tend to forget that a couple of beers make him sound more like a potty-mouthed pirate than a scholar.

Blijf op de hoogte van Teamleader en ontvang alle nieuwtjes als eerste!