Teamleader Blog Article

4 tips om efficiënt te factureren

4 tips om efficiënt te factureren

Zoals een groot filosoof reeds zei: “mo’ money, mo’ problems”. Hoe meer facturen je verstuurt, hoe groter de kans dat er iets fout gaat. Wanneer het druk wordt, kan je maar beter efficiënt factureren om extra stress en zorgen te vermijden. Daarom: onze 4 tips voor een soepele en foutloze facturatie.

Timing is alles. Ofwel: wanneer maak en verstuur je een factuur?

HQ_Blog_4InvoicingTips_inline 2@2x

Wanneer moet je een factuur opmaken? In principe doe je dat zodra de dienst of het product geleverd is. Voor de btw-administratie moet dit uiterlijk op de vijftiende dag van de volgende maand. het binnen de vijf werkdagen vanaf het begin van de volgende maand. Je bent verplicht je facturen zeven jaar te bewaren.

Niet alleen het te laat versturen van een factuur, ook fouten kunnen een reden zijn voor een boete. Bijvoorbeeld als er vermeldingen ontbreken of het btw-tarief niet klopt. Hoe je dat vermijdt, lees je in deze blog.

Goede betalingstermijnen maken goede klanten

Een dreigende deadline is voor elke zichzelf respecterende student het signaal om in actie te komen. Ook voor je klanten is een duidelijke betalingstermijn op je factuur dé manier om uitstelgedrag te voorkomen. Maar wat is een redelijke betalingstermijn? Dat hangt natuurlijk af van de aard van het werk en het soort factuur. Meestal is de betalingstermijn bepaald in de algemene voorwaarden van een contract, en wordt die herhaald in de offerte. 

De wetgeving zegt er het volgende over: als er geen betalingstermijn is overeengekomen, is deze standaard dertig dagen. De maximale betalingstermijn tussen bedrijven is zestig dagen. Deze kan alleen bij wettelijke uitzondering verlengd worden. Dat laatste geldt overigens niet voor grote ondernemingen, daar is de maximum hoe dan ook zestig dagen. 

Blijven facturen ondanks de duidelijke termijn toch onbetaald? Daar hebben we een stappenplan voor.

Verrassingen zijn voor verjaardagen

Het bekende sales-devies luidt dat het goedkoper is om bestaande klanten te houden dan nieuwe te werven. Klanttevredenheid blijft dus belangrijk wanneer je de factuur berekent. Je wil vermijden dat de ogen van je klanten op Looney Tunes-achtige wijze uit hun kassen springen wanneer ze je factuur ontvangen. Dat doe je simpelweg door het afgesproken bedrag te factureren, zonder nieuwe of verborgen kosten. Zijn die er wel? Dan wordt de factuur wellicht betwist, en verlies je misschien een klant. 

HQ_Blog_4InvoicingTips_inline 1@2x

Een verkeerd bedrag factureren kan natuurlijk een oprechte fout zijn. Zonder bijdehand te willen zijn verwijzen we je graag naar hoe je een foutloze factuur maakt.

Digitaal factureren is kinderspel

Het juiste bedrag en de btw berekenen, je factuur op tijd opstellen en versturen, fouten en dus boetes vermijden … Het is zo makkelijk dat je juist daardoor gemakkelijk een administratieve fout maakt. Wil je zo weinig mogelijk tijd en energie in je facturatie steken? Kies voor een facturatietool zoals Teamleader. Daarmee kan je met een paar klikken facturen opstellen, beheren en versturen. En laat je het CRM-systeem het zware (lees: saaie, repetitieve) werk doen. 

Met een digitale factuur verstuur je probleemloos meerdere facturen in jouw huisstijl en volgens een vast template. De gegevens van je klant en je eigen bedrijf worden voor je ingevuld, de betalingstermijn, btw-berekening en betalingsherinneringen gebeuren automatisch en de tool bespaart je een hoop gedoe en papierwerk. 

Nog niet overtuigd van de voordelen van Teamleader? Probeer het 14 dagen gratis uit. Bevalt het je niet, dan zit je nergens aan vast.