Teamleader Blog Article

Wijziging taken inplannen, Bijlagen bij e-mailtemplates, Bulkacties op facturen

Wijziging taken inplannen, Bijlagen bij e-mailtemplates, Bulkacties op facturen

Wijziging taken inplannen

taak

U heeft het mogelijks al gemerkt, deze week hebben we in Teamleader een nieuwe manier geïntroduceerd om taken in iemands agenda in te plannen. De mogelijkheid bestond al om in de agenda gewoon een vlak vast te nemen via click&drag en op die manier een taak of meeting in te plannen, maar we hebben deze optie nu uitgebreid. We leggen even uit hoe het werkt.

planning

Stel, ik wil een taak inplannen voor mijn collega Frank Bomans met een tijdsduur van acht uur. Ik ga rechtsboven in Teamleader naar het plus-symbool en kies voor ‘nieuwe taak’. Zoals gewoonlijk geef ik een korte beschrijving in, zet de verantwoordelijke op Frank en ik verander de tijdsduur naar acht uur. Daarna klik ik op ‘Opslaan en inplannen’.

Ik word onmiddellijk doorverwezen naar mijn planning. Hier kan ik nog kiezen voor wie ik de taak wil inplannen. Zoals u zult zien, is er onderaan rechts een kadertje bijgekomen met de details van de taak. In dit kader ziet u ook staan: ‘Nog te plannen: 8u00’. Dit betekent dat er nog geen tijd die moet besteed worden aan de taak, ingepland staat in de agenda.

Als we nu met onze muis op een bepaalde dag gaan staan waarin we de taak willen inplannen, en we klikken en slepen zoals we vroeger al konden doen voor een duur van drie uur, dan zien we dat onmiddellijk onze taak wordt toegevoegd aan de agenda.

In het kadertje onderaan rechts zien we ook dat het balkje deels ingevuld is geraakt en dat de nog te plannen tijd verminderd is naar 5u00. Plant u de taak nog verder in in de agenda, dan zal dit balkje steeds verder vol geraken tot de volledige tijdsduur is ingepland. U kunt daarna desgewenst nog overgaan naar de volgende taak, of u klikt op het kruisje om te stoppen met taken in te plannen.

taak2

Bestanden toevoegen aan e-mailtemplates

Sinds deze week is het ook mogelijk om bij templates voor algemene mails bijlagen toe te voegen. Deze bijlagen kunnen dan worden meegestuurd bij het verzenden vanuit Teamleader.

attachment

Een algemene e-mail template opstellen kan via Instellingen > Extra, onder ‘Templates voor algemene mails’. Bij het opmaken of bewerken van één van deze templates zal u een nieuwe knop zien staan waarmee u een bijlage kan toevoegen.

Als u daarna een e-mail vanuit Teamleader verstuurt en één van deze templates kiest, zullen de bijlagen standaard aan de e-mail toegevoegd worden. U kunt ze uiteraard dan nog steeds verwijderen, of andere bijlagen toevoegen die gelinkt zijn aan het contact of bedrijf.

Bulkacties uitvoeren op facturen

Nog nieuw deze week is het uitvoeren van een bulkactie op een segment van facturen. Selecteert u een segment, bijvoorbeeld op basis van onbetaalde facturen, dan kunt u nu twee acties uitvoeren op dit segment: calls aanmaken of taken aanmaken.

bulk facturen

Dit kan bijvoorbeeld van pas komen voor de opvolging van facturen die al tijdje niet betaald werden. U maakt op basis van deze voorkeur een segment en voert daar de actie 'calls aanmaken' op uit. U wijst deze calls bijvoorbeeld toe aan een collega die verantwoordelijk is voor de opvolging van facturen. Hij of zij zal dan voor alle personen in deze lijst een call toegewezen krijgen.

Bij het aanmaken van deze calls kunt u nog enkele voorkeuren aanpassen, zoals bijvoorbeeld de data waarop deze gesprekken moeten gevoerd worden. Teamleader zal berekenen om hoeveel telefoongesprekken het gaat en op basis van uw voorkeuren zal u ook kunnen zien hoeveel werkdagen dit ongeveer in beslag zal nemen.