Word een efficiëntere projectmanager dankzij het ‘kritieke pad’

Het kritieke pad van een project is: de langste reeks activiteiten die de einddatum beïnvloeden, omdat de ene activiteit pas kan starten nadat een andere is voltooid. Anders gezegd: zet alle taken die pas kunnen starten als er iets anders af is, op een rij. Dat is het kritieke pad; dat zijn de taken die een direct effect hebben op je einddatum. Als één van je ‘kritieke taken’ een dag langer duurt, is je project een dag later klaar.

Het kritieke pad is als begrip pas ontstaan aan het eind van de jaren 50. Het was belangrijk voor o.a. het slagen van het Manhattan Project, het grootschalige Amerikaanse kernprogramma.

Elk project bestaat uit een aantal taken die moeten worden uitgevoerd om het tot een goed einde te brengen. Vooral bij grotere projecten kan je soms het overzicht kwijtraken en is het moeilijker om prioriteiten te stellen. Welke taak eerst?

Op zo’n moment kan je je als projectmanager laten leiden door secundaire redenen om taken prioriteit te geven, zoals:

• deze taak is leuk en/of gemakkelijk
• voor deze taak liggen alle documenten nu klaar
• persoon X wil deze taak zo snel mogelijk afhebben

Dit zijn niet per se slechte redenen om met een taak te starten. Maar als ze niet op je kritieke pad ligt, vertraag je je project en dat kan niet de bedoeling zijn… Het idee is dus, dat je je niet laat afleiden door taken buiten het kritieke pad, en zo op tijd klaar raakt.

We maken het concreter. Stel, je bouwt een huis. Dat moet in een bepaalde volgorde gebeuren. Laten we stellen dat een huis klaar is als het dak erop staat. Als we dan even terugrekenen:

• Het dak kan er pas op als alle muren gezet zijn.
• De muren kunnen we pas zetten als het fundament gelegd is.
• Het fundament kunnen we pas leggen als er een gat gegraven is.
• We kunnen pas een gat graven als de grond gekocht is.
• We kunnen de grond pas kopen als we een goede prijs onderhandeld hebben.
• Enzovoort.

Al deze milestones zijn bepalend voor de opleverdatum. Sommige taken zijn dat niet, bijvoorbeeld: je meubelen kiezen; je tuin aanleggen; je internetaansluiting regelen. Deze taken doe je bij voorkeur in een bepaalde projectfase, maar ze zijn niet van invloed op je einddatum.

Het kritieke pad maak je overzichtelijk in een zogenaamde Gantt-chart. Bij Teamleader genereer je die gemakkelijk in de Projectmodule. Per milestone geef je aan of die afhankelijk is van een andere milestone; als dat zo is, verschijnt er een zwart lijntje tussen de twee:

Zo zie je in één oogopslag dat je je dakwerker beter niet laat wachten omdat je naar de meubelwinkel moet.

Als je je kritieke pad hebt geïdentificeerd, geef dan je prioriteit aan die taken en zorg dat er geen ‘gaten’ vallen. Marketingexpert Seth Godin vergelijkt het met een estafette: idealiter geeft elke taakverantwoordelijke het stokje door, zonder dat het op de grond valt. En wie ‘het stokje heeft’, mag zo weinig mogelijk hinder ondervinden. Godin speldde zijn medewerkers dan ook groene buttons op als ze een taak in het kritieke pad uitvoerden. De rest kreeg een rode button; zij hielpen dan ‘de groenen’ zo veel mogelijk.

Vind het kritieke pad van je project met Teamleader en geef belangrijke taken prioriteit. Zo raak je minder afgeleid door de taken die niet direct van invloed zijn op je einddatum. Probeer Teamleader nu 14 dagen gratis!